
研修管理システムを使うねらいとは?現代に必要な機能と選び方などを解説!
「研修の管理がExcelでは限界…」
「受講履歴の一元管理ができない…」
「事務作業に追われて本来の人材育成に時間が取れない…」
人事担当者の多くが、研修管理の煩雑さに頭を悩ませています。特に近年は、集合研修とオンライン研修の併用やeラーニングの導入など、研修形態が多様化したことで、管理業務の負担はますます増大しています。
研修管理システムは、こうした課題を解決するための有効なツールとして注目を集めています。研修の予約から出欠管理、受講履歴の保存、効果測定まで、研修に関するあらゆる業務を一元管理できるため、人事部門の業務効率を大幅に改善できます。
しかし、研修管理システムの導入は簡単ではありません。機能の選定や運用コストの検討、既存データの移行など、考慮すべき点は多岐にわたります。導入時の判断を誤れば、かえって業務が煩雑になったり、期待した効果が得られなかったりするケースも少なくありません。
本記事では、研修管理システムの基本的な機能から選定のポイント、導入時の注意点まで、失敗しないための重要なポイントを徹底的に解説します。人材育成の質を高めながら、業務効率化を実現するための具体的なガイドラインとしてご活用ください。
▼研修の効率化については下記をご覧ください。
⇒研修を効率化するには?コスト削減とパフォーマンス向上の両立
▼人事制度説明会でのLMS活用については下記をご覧ください。
⇒人事・評価制度の社員向け説明会にはeラーニング・LMSの活用が効果的!ポイントを解説
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目次[非表示]
- 1.研修管理システム活用のねらい
- 2.研修管理システムの必要性
- 3.研修管理システムの7つの主要機能
- 3.1.出欠・参加状況をリアルタイムで把握できる受講管理機能
- 3.2.研修の予約からキャンセルまでを自動化する予約管理機能
- 3.3.学習進捗や理解度を可視化する進捗管理機能
- 3.4.研修効果を数値化するレポート機能
- 3.5.受講履歴を一元管理するデータベース機能
- 3.6.eラーニングと集合研修を統合するラーニングパス機能
- 3.7.個々人に合わせたパーソナライズ学習機能
- 4.研修管理システム導入のメリット4つ
- 5.研修管理システムの運用に必要なこと
- 5.1.研修コンテンツのデジタル化
- 5.2.研修のみならずあらゆる学習行動のデータ取得
- 6.失敗しない研修管理システム選びの要点
- 7.研修管理システム導入時の注意点とトラブル防止策
- 8.まとめ:効果的な研修管理システムを選ぼう
研修管理システム活用のねらい
企業における人材育成の重要性が高まる中、研修管理システムの活用は単なる業務効率化だけでなく、組織全体の教育効果を高める重要な役割を担っています。
従来の手作業による研修管理から、システムを活用した効率的な運用へと移行することで、人事部門の負担軽減と同時に、より戦略的な人材育成を実現することが可能となります。
研修管理システムで効果性を高める
研修管理システムの導入により、従業員一人一人の学習進捗や理解度を正確に把握し、個々の成長に合わせた最適な学習機会を提供することが可能になります。
システムによる一元管理では、受講履歴やテスト結果、スキル評価などのデータを統合的に分析し、教育効果を可視化することができます。
これにより、以下のような効果が期待できます。
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研修管理システムで業務効率化を図る
研修管理システムは、人事部門の日常的な管理業務を大幅に効率化します。
従来、手作業で行っていた研修の準備、実施、研修後の評価といった一連のプロセスを自動化することで、人事担当者は戦略的な人材育成施策の立案により多くの時間を割くことができます。
受講者の出欠管理、教材の配布と回収、アンケートの集計など、これまで多くの時間を要していた作業が自動化されることで、人事部門の業務効率は飛躍的に向上します。
また、データの正確性が向上し、ヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
研修管理システムの必要性
多くの企業で人材育成の重要性が認識される一方で、その管理運営にはさまざまな課題が存在します。特にコロナ禍以降、オンライン研修と集合研修のハイブリッド化が進み、従来の手作業による管理では対応が困難になってきています。
研修管理システムは、これらの課題を解決し、効率的な人材育成を実現するための必須ツールとなっています。
ポスト・コロナの研修実施の実態
弊社では2023年と2024年に、「ポスト・コロナの人財育成施策の実態調査」と題してアンケート調査を行っています。
その中で、人材育成施策の実施スタイルについて聞いていますが、集合研修が回帰してきている傾向にあり、集合研修とeラーニングの組み合わせなどが増加傾向にあります。
質問:貴社ではどのようなスタイルで人財育成施策を実施していますか?
また、集合研修、オンライン研修、eラーニングの組み合わせにおいても、2023年度は25%、2024年度は20%と一定数の比率があるため、研修管理業務は煩雑化していると言えます。
手作業による研修管理で発生している具体的な課題
従来のエクセルや紙ベースでの研修管理では、データの入力や更新に多大な時間と労力が必要となります。
また、複数の担当者間でのデータ共有や最新情報の維持が困難で、以下のような問題が発生しています。
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研修管理システムで実現できる具体的な業務効率化例
研修管理システムを導入することで、多くの管理業務を自動化し、効率的な運営が可能になります。
受講者の募集から評価まで、一連のプロセスをシステム上で完結させることができ、人事部門の業務負担を大幅に軽減します。
特に重要な点は、データの一元管理により、必要な情報にリアルタイムでアクセスできることです。
導入による具体的な工数削減効果
研修管理システムの導入により、人事部門の業務工数は大幅に削減することができます。特に顕著な効果が見られるのは、受講者の管理や進捗確認といった定型業務です。
これにより確保された時間を、研修内容の質的向上や個別フォローなど、より価値の高い業務に充てることが可能となります。
また、データの自動集計により、経営層への報告資料作成などの業務も効率化されます。
▼「ポスト・コロナの人財育成施策の実態調査」の全容については下記で詳しく解説しています。
⇒【調査レポート速報!】(2年目)ポスト・コロナの人財育成施策の実態調査の結果を公開!
研修管理システムの7つの主要機能
研修管理システムには、企業の人材育成を効率的かつ効果的に推進するためのさまざまな機能が実装されています。これらの機能は単独でも価値がありますが、互いに連携することでより大きな相乗効果を生み出します。
ここでは、特に重要な7つの主要機能について詳しく解説していきます。
出欠・参加状況をリアルタイムで把握できる受講管理機能
受講管理機能は、研修への参加状況をリアルタイムで把握し、適切なフォローアップを可能にします。この機能により、出欠データの手動管理の手間を省き、効率化を図ることができます。
システムは自動的に出欠データを記録し、未受講者への通知を送信することができます。また、受講状況のレポートを自動生成することで、管理者の負担を大幅に軽減します。
特に重要な機能として以下が挙げられます。
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研修の予約からキャンセルまでを自動化する予約管理機能
予約管理機能により、受講者は自身で希望する研修日程への予約やキャンセルを行うことができます。この機能は、予約プロセスを自動化し、受講者の使いやすさを向上させます。
システムは自動的に定員管理を行い、満席の場合は他日程への誘導も自動化します。
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学習進捗や理解度を可視化する進捗管理機能
進捗管理機能は、受講者の学習状況を総合的に把握することを可能にします。
これにより、管理者は受講者全体の学習進捗をリアルタイムで監視・評価できます。
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研修効果を数値化するレポート機能
レポート機能は、研修の効果を客観的に評価するための重要なツールです。
これにより、経営層や関係者への報告がスムーズになります。
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受講履歴を一元管理するデータベース機能
データベース機能により、全ての研修関連データを一元的に管理し、必要な情報に即座にアクセスすることが可能になります。これは、今後の人材育成戦略や個人のキャリアプラン作成に役立ちます。
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eラーニングと集合研修を統合するラーニングパス機能
ラーニングパス機能は、オンラインと集合研修を効果的に組み合わせ、段階的な学習を実現します。
これにより、学習者は迷うことなく効果的な学びを得ることができます。
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個々人に合わせたパーソナライズ学習機能
パーソナライズ学習機能は、各従業員のパーソナルサーベイの結果を踏まえ、強みや啓発点に応じて、最適な学習コンテンツを推奨します。
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▼LMS(学習管理システム)の機能一覧については下記で詳しく解説しています。
⇒LMSの機能一覧とは?学習管理システムの詳細内容など解説!
研修管理システム導入のメリット4つ
研修管理システムの導入は、企業の人材育成において多面的な価値を生み出します。単なる業務効率化にとどまらず、組織全体の学習効果向上や人材育成の質的改善にまで波及する効果が期待できます。
ここでは、特に重要な4つのメリットについて、具体的な事例とともに解説します。
人事部門の管理工数を大幅に削減できる
研修管理システムの導入により、人事部門の日常的な管理業務は大幅に効率化されます。
例えば以下のような業務が効率化できます。
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研修効果の可視化でPDCAが回せる
データに基づく研修効果の可視化により、効果的な PDCAサイクルの実現が可能になります。
システムは受講者の理解度、満足度、スキル習得状況などを自動的に集計・分析し、研修プログラムの改善に必要な情報を提供します。
これにより、研修内容の継続的な改善と最適化が実現できます。
従業員の主体的な学習意欲の向上
研修管理システムの導入は、従業員の学習に対する姿勢にも良い影響を与えます。自身の学習進捗や成果が可視化されることで、モチベーションが向上し、より主体的な学習行動を促進します。
また、システムを通じて提供される個別の学習推奨により、従業員は自身のキャリア目標に沿った効果的な学習を進めることができます。
データに基づく効果的な人材育成の実現
研修管理システムによって蓄積されるさまざまなデータは、組織全体の人材育成戦略の立案に活用できます。
受講履歴、テスト結果、スキル評価などのデータを総合的に分析することで、組織全体のスキルギャップを特定し、より効果的な育成計画の策定が可能になります。
具体的には、部門別の研修ニーズの把握や、キャリアパスに応じた研修プログラムの最適化などを、客観的なデータに基づいて実施することができます。
▼LMS(学習管理システム)のメリットについては下記で詳しく解説しています。
⇒LMS(学習管理システム)を企業研修に導入する5つのメリットとは?
研修管理システムの運用に必要なこと
研修管理システムを効果的に活用するためには、単にシステムを導入するだけでなく、運用体制の整備や既存の研修コンテンツの最適化が必要不可欠です。
システムの機能を最大限に活用し、本来の目的である効率的な人材育成を実現するために、組織として準備すべき要素について解説します。
研修コンテンツのデジタル化
従来の紙ベースやPDFのみの研修資料では、研修管理システムの機能を十分に活用することができません。デジタル化することで、学習者により多くの利便性と効果を提供できます。
効果的な運用のためには、以下の対応が必要です。
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研修のみならずあらゆる学習行動のデータ取得
研修管理システムの真価を発揮するためには、公式な研修プログラムだけでなく、日常的な学習行動も含めた全体的なデータ収集が重要です。
これにより、学習者の包括的な成長をサポートできるようになります。
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これにより、公式な研修だけでなく、実践的なスキル習得の学習過程も可視化され、より効果的な育成プログラムの設計につながります。
これらのデータは、より適切で柔軟な人材育成戦略の立案を可能にし、継続的な人材の成長と組織の競争力を高める要素となります。
失敗しない研修管理システム選びの要点
研修管理システムの選定は、組織の人材育成戦略を成功に導く重要な意思決定です。システムの機能や使いやすさだけでなく、組織の規模や目的、将来的な拡張性なども考慮に入れる必要があります。
ここでは、システム選定時に押さえるべき重要なポイントについて詳しく解説します。
現状の課題を明確化して必要な機能を特定
システム選定の第一歩は、自社の現状と課題を正確に把握することです。これによって、実際に何が必要かを明確にし、的確なシステム導入につなげることができます。
特に以下の点について、詳細な分析が必要です。
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複雑な機能と使いやすさのバランスを確認
高機能なシステムであっても、操作が複雑過ぎては効果的な活用は望めません。
そのため、以下の点を考慮してバランスを確認します。
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高品質なコンテンツが標準装備されているか
システム導入の初期段階において、標準コンテンツの質と量が運用効果に大きな影響を与えます。
このため、次の点を確認します。
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パーソナライズ学習が実現できるか
従業員一人一人の強みや啓発点に応じて、最適な学習コンテンツを提供できる機能は、学習効果を高めるために重要です。
以下の機能が備わっているかを確認します。
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▼パーソナライズ学習については下記で詳しく解説しています。
⇒パーソナライズ学習とは?進化する人材育成手法について解説!
運用に必要な多言語に対応しているか
グローバルに事業を展開する企業または多様な従業員が在籍する組織では、多言語対応は必須の要件となります。
以下の要素に対して特に注意が必要です。
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▼LMS(学習管理システム)の多言語対応については下記で詳しく解説しています。
⇒多言語対応の学習管理システム(LMS)の必要性と選ぶ時のポイント
運用コストと期待効果を具体的に試算
システム導入を成功させるためには、費用対効果をしっかりと把握することが必要です。
以下を行うことで、明確な見込みが得られます。
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セキュリティー対策の充実度を検証
個人情報や企業の機密情報を扱うため、十分なセキュリティー対策が施されているかを確認することは不可欠です。
具体的には以下を検証します。
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これらの要素を十分に考慮することで、安全で効果的なシステム運用が実現できます。
研修管理システム導入時の注意点とトラブル防止策
研修管理システムの導入は、組織の学習環境を大きく変革する重要なプロジェクトです。しかし、準備が不十分な場合、さまざまなトラブルや混乱を招く可能性があります。
ここでは、スムーズな導入を実現するための注意点と、想定されるトラブルの防止策について解説します。
既存の研修データの移行手順を確認
現在何もシステムを活用しておらず、新たに活用する場合には問題になりませんが、既に何かしらのシステムを使っている場合、データ移行は導入プロセスの中で最も慎重を要する作業の一つです。
特に以下の点について、詳細な計画と準備が必要となります。
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従業員への利用方法の周知を徹底
新しいシステムの導入は、利用者である従業員に戸惑いや混乱を招くことがあります。
システムの利用価値を理解してもらい、スムーズな移行を実現するためには、段階的な周知と教育が重要です。
導入前から計画的なコミュニケーションを行い、システムの利点や具体的な使用方法について、分かりやすく説明することが必要です。
段階的な機能展開で混乱を防止
全ての機能を一度に導入すると、運用面での混乱やユーザーの抵抗感を招く可能性があります。そのため、重要度や優先度に応じて機能を段階的に展開することが推奨されます。
まずは基本的な機能から始めて、利用者の習熟度に合わせて徐々に高度な機能を追加していくアプローチを取ることで、スムーズな導入と定着を図ることができます。
特に初期段階では、従来の業務フローを大きく変更せず、徐々に新しいプロセスへと移行していく方法が効果的です。
まとめ:効果的な研修管理システムを選ぼう
研修管理システムは、現代の企業における人材育成の効率化と高度化を実現する重要なツールとして、その価値を高めています。システムの導入により、人事部門の業務効率化だけでなく、従業員の学習意欲の向上や、組織全体の教育効果の向上など、多面的な効果が期待できます。
特に重要なのは、データに基づく客観的な効果測定と、それを活用した継続的な改善が可能になる点です。従来の手作業による管理では難しかった詳細な分析や、個々の従業員に最適化された学習支援も、システムの導入により実現可能となります。
しかし、これらの効果を最大限に引き出すためには、単なるシステムの導入にとどまらず、組織全体での取り組みが必要です。明確な目的意識を持ち、段階的な導入計画を立て、従業員の理解と協力を得ながら進めることが、成功への鍵となります。
今後、AIやデータ分析技術の発展により、研修管理システムの機能はさらに高度化していくことが予想されます。組織の成長と競争力の維持・向上のために、研修管理システムを戦略的に活用し、効果的な人材育成を実現することが、これからの企業にとってますます重要になっていくでしょう。
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