catch-img

やっぱり出社が必要?職場コミュニケーションが引き起こす問題と対処法とは?

「職場の人間関係がギクシャクしていて、仕事がはかどらない」
「部門間の連携不足でミスが多発している」

このように、職場のコミュニケーション不足に悩む企業は少なくありません。

近年、テレワークの普及などにより、職場のコミュニケーションの希薄化が進行しています。やっぱり出社が必要なのでしょうか?

本記事では、職場コミュニケーションの問題点と、それを改善するための21施策を詳しく解説します。

【職場コミュニケーションを改善する21の施策】

  • 職場コミュニケーションを改善する施策①「部門間」11施策
  • 職場コミュニケーションを改善する施策②「上司・部下/チーム」4施策
  • 職場コミュニケーションを改善する施策③「教育」6施策
合計21の施策について具体的に紹介します。


職場でのコミュニケーション不全を放置すると、生産性の低下や優秀な人材の流出など、企業に大きな損失をもたらしかねません。

業界や業種、職種にもよりますが、出社が必ずしも必要ではないと考えられますが、ときに今回ご紹介するような施策を講じて、従来の毎日出社していた時代の職場コミュニケーションのあり方を補完していくことが重要です。

ご一読いただくと、職場のコミュニケーション力を高め、従業員の協働を促進するヒントが得られるでしょう。

組織の生産性向上を実現するコミュニケーション改革に、お役立てください。

▼コミュニケーション研修については下記で解説しています。合わせてご覧ください。
⇒コミュニケーション研修とは何をする?目的や具体的な内容・進め方

  コミュニケーション研修とは何をする?目的や具体的な内容・進め方 円滑なコミュニケーションは、業務効率を高め、職場に活力をもたらす重要な要素です。一方、コミュニケーション不全は、組織力低下を招く恐れがあります。本記事ではコミュニケーション研修の目的や内容、対象者別のポイント、効果測定まで、網羅的に解説します。 株式会社LDcube

▼ 職場内の報連相をよくするための研修については下記で解説しています。
⇒報連相研修の必要性とは!?「今」の重要性やポイントについて解説!

  報連相研修の必要性とは!?「今」の重要性やポイントについて解説! ビジネスや組織運営における必須スキル「報連相」に焦点を当て、報連相の方法、重要性、最新の研修内容について紹介します。本ブログでは、報連相トレーニングで自分の行動特性について知ることが組織の課題解決にどのように寄与するか、なぜ今になって必要性が高まっているのかについても解説します。 株式会社LDcube

▼ 職場を活性化するポイントは下記で解説しています。
⇒職場の活性化につなげる方法とは?アイデアやポイントを紹介!

  職場の活性化につなげる方法とは?アイデアやポイントを紹介! 組織内における階層別研修は、受講者の能力開発を目的に実施しますが、職場の活性化やコミュニケーションの改善などにつながりにくい側面がありました。職場ぐるみで研修を実施することで、能力開発とともに職場の活性化につながります。具体的な理由とポイントを紹介します。 株式会社LDcube

社内研修資料

目次[非表示]

  1. 1.職場コミュニケーション不全が起こす問題
  2. 2.職場コミュニケーションが阻害される原因
    1. 2.1.リモートワークの増加
    2. 2.2.部門間の対立
    3. 2.3.上司と部下の対立
    4. 2.4.コミュニケーションスキルの未熟さ
    5. 2.5.人間関係が希薄な風土
  3. 3.職場コミュニケーション施策(1)部門間
    1. 3.1.ジョブトライアル
    2. 3.2.ピアボーナス
    3. 3.3.シャッフルランチ
    4. 3.4.社内サークル
    5. 3.5.社内運動会
    6. 3.6.部門横断プロジェクト
    7. 3.7.社内報
    8. 3.8.フリーアドレス
    9. 3.9.偶発的な交流を生み出す共有スペース
    10. 3.10.社内SNS
    11. 3.11.情報共有ツール
  4. 4.職場コミュニケーション施策(2)上司と部下/チーム
    1. 4.1.定期的な1on1ミーティング
    2. 4.2.メンター制度
    3. 4.3.双方向フィードバック
    4. 4.4.心理的安全性の高いチームづくり
  5. 5.職場コミュニケーション施策(3)教育
    1. 5.1.職場ぐるみでのチームづくり研修
    2. 5.2.ダイバーシティ研修
    3. 5.3.アサーティブコミュニケーション研修
    4. 5.4.傾聴力向上トレーニング
    5. 5.5.ファシリテーション能力開発
    6. 5.6.コーチング力の強化
  6. 6.まとめ

職場コミュニケーション不全が起こす問題

職場コミュニケーション①

職場のコミュニケーション改善に着手する前に、まずは機能不全を放置した場合に生じ得る問題点を、明確に認識しておくことが大切です。

ここでは、以下4つの問題を見ていきましょう。

  1. 協働力不足で生産性が低下する
  2. 社内の情報共有が不十分で認識のズレが生じる
  3. ミスや連携不足で顧客満足度が低下する
  4. 職場の雰囲気が悪化し人材定着率が下がる



協働力不足で生産性が低下する


1つめの問題は「協働力不足で生産性が低下する」です。

職場でのコミュニケーション不足は、メンバー間の協力体制を弱体化させ、チームワークの低下を招く要因ひとつとなります。

円滑に意思疎通できない状態では、メンバーがバラバラに働くことになり、組織としての生産性が大きく損なわれてしまいます。

【協働不足がもたらす弊害の具体例】

  • メンバー間の助け合いが少なくなり、一人で抱え込む仕事が増えて、業務の停滞や品質低下を招いている。
  • チーム内での役割分担が曖昧になり、メンバー間で仕事が重複したり、抜け落ちたりする無駄が生じている。
  • メンバー同士が協力して問題解決に当たる習慣が失われ、生産性の高い働き方ができなくなっている。

職場のコミュニケーション不全は、このようにチームの協働力を低下させ、組織パフォーマンスに悪影響を及ぼすのです。



社内の情報共有が不十分で認識のズレが生じる


2つめの問題は「社内の情報共有が不十分で認識のズレが生じる」です。

職場のコミュニケーション不足は、社内の情報共有を滞らせ、メンバー間の認識のずれを生む原因となります。

部門間や現場・経営陣の意思疎通が不十分だと、業務に必要な情報が適切に行き渡らず、情報格差が生まれやすくなります。

【情報共有不足がもたらす弊害の具体例】

  • 本社・経営企画部門の戦略が現場に浸透せず、実行にブレが生じた。
  • コンプライアンス上の重大リスクについて、情報不足で経営陣の認識が甘く、対策が遅れた。
  • システム開発の進捗が全社に共有されず、遅延が後から判明した。

以上のように、情報共有の不備は、メンバー間の認識のずれを生み、組織的確な判断や行動を阻害する深刻な問題につながります。



ミスや連携不足で顧客満足度が低下する


3つめの問題は「ミスや連携不足で顧客満足度が低下する」です。

社内のコミュニケーション状況は、顧客対応の質を大きく左右します。

メンバー間の情報共有や連携が不十分だと、顧客ニーズを的確に把握し、スピーディに対応することが難しくなります。

【コミュニケーション不足による顧客満足度低下の具体例】

  • 営業担当と納期管理担当の連携不足により、納期遅延が頻発し、顧客からの信頼を失っている。
  • サポート部門内での引き継ぎが不十分で、顧客からの問い合わせに適切に対応できていない。
  • クレーム対応の情報が社内で共有されておらず、同じ失敗を繰り返してしまっている。

社内のコミュニケーション不足は、こうした形で顧客の期待を裏切るミスやクレームを引き起こし、顧客満足度や企業イメージ大きく損ねる危険性をはらんでいます。


職場の雰囲気が悪化し人材定着率が下がる


4つめの問題は「職場の雰囲気が悪化し人材定着率が下がる」です。

コミュニケーション不足は、職場の人間関係を悪化させ、雰囲気を損なう大きな要因となります。

意思疎通が滞ると、メンバー間の相互理解が進まず、信頼関係が構築できなくなります。

【コミュニケーション不足による職場環境悪化の具体例】

  • 同僚との雑談の機会が減り、職場が殺伐とした雰囲気になっている。
  • 上司と部下の対話不足から、お互いの不満やストレスが蓄積している。
  • メンバー同士の相互理解が深まらず、協力的な関係を築けていない。

このように、コミュニケーション不全によって職場の人間関係が悪化すると、ネガティブな感情が蔓延し、モチベーションの低下や離職リスク高まりを招く恐れがあります。
 
▼ 離職防止に役立つコミュニケーションの取り方については下記で解説しています。
⇒離職防止に役立つコミュニケーションの取り方!働きやすい組織づくりの秘訣

  離職防止に役立つコミュニケーションの取り方!働きやすい組織づくりの秘訣 離職防止にはコミュニケーションの活性化が有効と考えられていますが、どのようにすれば活性化するのか分からないという方もいるのではないでしょうか。この記事では、離職防止に役立つ取り組みや効果がある理由、活用できるツールや具体的な事例などについて解説します。 株式会社LDcube


職場コミュニケーションが阻害される原因

職場コミュニケーション②

では、なぜ職場コミュニケーションは阻害されてしまうのでしょうか。その背景には、さまざまな要素が複雑に絡み合っています。

ここでは、代表的な5つの原因について解説します。

  1. リモートワークの増加
  2. 部門間の対立
  3. 上司と部下の対立
  4. コミュニケーションスキルの未熟さ
  5. 人間関係が希薄な風土


リモートワークの増加

1つ目の原因は「リモートワークの増加」です。

昨今、テレワークの急速な浸透によって、職場のコミュニケーションあり方は大きな転換期を迎えています。

オフィスで顔を合わせる機会が減少し、以前よりもメンバー間の意思疎通が難しくなっているのが実情です。

【リモートワークがもたらすコミュニケーション阻害要因】

  • 非言語的なコミュニケーション(オフィスで交わされていた何気ないあいさつや笑顔、目が合ったときのアイコンタクトなど)の機会がない。
  • インフォーマルなコミュニケーション(業務に直接関係しない雑談など)の量が減り、雑談から生まれるアイデアが出にくい。
  • オンライン会議では発言のタイミングを逃しやすく、積極的な発言が減る傾向にある。
  • メールやチャットでは、語気や表情が伝わりづらく、誤解が生じやすい。
  • 偶発的なコミュニケーションが生まれにくく、意図して機会を設ける必要がある。

このように、リモートワーク環境では、対面でのコミュニケーションとは異なる阻害要因が存在します。

メンバー間の物理的な距離が離れていても、円滑なコミュニケーションを実現するための工夫が欠かせません。

部門間の対立

2つ目の原因は「部門間の対立」です。

部門間の壁の存在も、職場のコミュニケーション不全を招く大きな要因のひとつです。

とりわけ、各部門の利害が対立しやすく、縦割り意識が強い組織では、部門間の意思疎通が滞りがちです。

【部門間の対立を生む要因】

  • 部門ごとの目標や評価基準が異なり、全社最適の視点に立てない。
  • 他部門の業務内容や課題への理解が不足している。
  • リソースや権限の奪い合いから、部門間の競争意識が高まっている。
  • 自部門の成果を優先するあまり、他部門との協力関係を築けていない。
  • 部門間のコミュニケーション機会が少なく、相互理解が深まらない。

部門間の適度な競争は組織の活力になりますが、対立が行き過ぎればコミュニケーション不全を招きます。

部門の垣根を越えた協働を促進し、組織の一体感を高めるための取り組みが求められます。

上司と部下の対立

3つ目の原因は「上司と部下の対立」です。

管理職と部下の関係性のあり方も、職場のコミュニケーション環境を大きく左右する要素のひとつです。

とくに、権威的な上司のもとでは、部下が意見を言いづらくなり、風通しの良い職場づくりが阻害されてしまいます。

【上司と部下の対立を生む要因】

  • 上司のマネジメントスキル不足により、部下とのコミュニケーションがうまく取れない。
  • 上司が部下の話に耳を傾けずに一方的に指示を出すので、部下のモチベーションが低下している。
  • 世代間のコミュニケーションギャップから、上司と部下の価値観や考え方の違いが際立っている。
  • 上司が部下の成長を支援せず、適切なフィードバックを行わないため、信頼関係が築けない。
  • 多忙を理由に、上司と部下のコミュニケーションの機会を十分に設けていない。

上司と部下の関係性の悪化は、職場の雰囲気を損ねるだけでなく、部下の成長を妨げ、組織の将来を担う人材の育成をも困難にしかねません。

互いに尊重し合い、建設的な対話を積み重ねて信頼関係を構築する必要があります。

コミュニケーションスキルの未熟さ

4つ目の原因は「コミュニケーションスキルの未熟さ」です。

適切な自己表現や傾聴の技術を身に付けることは、円滑なコミュニケーションを実現するうえでの基盤です。

組織メンバーのコミニュケーションスキルが乏しければ、効果的な情報共有や建設的な議論を行うのが難しくなります。

【コミュニケーションスキル不足が生む弊害】

  • 自分の考えを適切に言語化できず、相手に正確に伝えられない。
  • 相手の話を最後まで聞かず、早とちりで判断してしまう。
  • 相手の立場に立って考えることができず、一方的な主張に終始する。
  • ロジカルな話し方ができず、論点がぼやけてしまう。
  • 感情的になるあまり、建設的な議論ができなくなる。

このように、メンバーのコミュニケーション力不足は、職場の意思疎通を大きく阻害します。

従業員一人一人のスキル向上に向けた取り組みを進め、組織全体のコミュニケーション力を高めることが重要です。

人間関係が希薄な風土

5つ目の原因は「人間関係が希薄な風土」です。

希薄な人間関係も、職場のコミュニケーション不全を招く要因のひとつです。

とくに、多忙な職場では、業務に追われるあまり、メンバー間のコミュニケーションは後回しにされる傾向が見られます。


【人間関係の希薄化を招く要因】

  • 組織文化が個人主義的で、協調性に乏しい。
  • 経営陣がメンバーの人間関係構築を軽視している。
  • 会社として、職場の人間関係づくりに対する意識や投資が不十分である。
  • 職場の風通しが悪く、メンバーの不安や緊張感を高め、自由に意見を言いにくい雰囲気を生んでいる。

業務効率化は重要ですが、必要なコミュニケーションまで削ってしまえば、逆に非効率になると認識しなければなりません。

円滑な業務遂行のためには、メンバー同士の交流を活性化させ、良好な人間関係を築くことが求められます。

職場コミュニケーション施策(1)部門間

職場コミュニケーション③

ここまでに見てきた、コミュニケーション不全の問題点や原因を踏まえつつ、以降では具体的な施策を見ていきましょう。

まずは部門間のコミュニケーション施策を11個、ご紹介します。

  1. ジョブトライアル
  2. ピアボーナス
  3. シャッフルランチ
  4. 社内サークル
  5. 社内運動会
  6. 部門横断プロジェクト
  7. 社内報
  8. フリーアドレス
  9. 偶発的な交流を生み出す共有スペース
  10. 社内SNS
  11. 情報共有ツール

これらの部門間の壁を越えたコミュニケーション施策は、組織の一体感を高め、相互理解と協力関係の構築に寄与します。

以下で詳しく見ていきましょう。

ジョブトライアル

1つ目の施策は「ジョブトライアル」です。

ジョブトライアルとは、他部門の業務を一定期間体験する取り組みです。

普段は接点の少ない他部門の仕事を実際に経験してみると、その部門の役割や課題への理解が深まります。

【ジョブトライアルの具体的な進め方】

  • 対象部門と調整の上、トライアル実施者を選定する。
  • 事前にトライアル先から業務内容の説明を受け、必要な知識を習得する。
  • 1日〜1週間程度、現場に入って実際の業務を体験する。
  • トライアル中は、業務の進め方や課題などを丁寧に聞き、実践する。
  • トライアル後は、気づきや学びを報告書にまとめ、所属部門にフィードバックする。

ジョブトライアルを通じて得られた知見は、部門間の協働を円滑化するための貴重なインプットとなります。

ピアボーナス

2つ目の施策は「ピアボーナス」です。

ピアボーナスのピア(peer)は同僚・仲間という意味です。従業員同士でボーナス(少額の報酬)を贈り合う仕組みを、ピアボーナスといいます。

Googleでの導入が知られており、以下はGoogleサイトからの引用です。

Google では、部門間のつながりを奨励し実現するために「ピアボーナス」という制度を取り入れています。これは、Google 従業員が別の部門の従業員の貢献を認めるために、互いのマネジャーの承認を得たうえでボーナスを送り合う仕組みです。ピアボーナスは小額の報酬で、他のチームメンバーや Google 従業員にもわかるように指名者が感謝のメッセージを添えます。

出典:Google re:Work - ガイド「イノベーションが生まれる職場環境をつくる」

他部門のメンバーから感謝されたり、称賛されたりする経験を通じて、部門の垣根を越えた連帯感が生まれます。

【ピアボーナス制度の運用ステップ】

  • ピアボーナスの目的と仕組みを全社に周知する。
  • 称賛に値する行動の基準を明文化し、イントラネットなどで共有する。
  • ピアボーナス専用ツール(例:Uniposなど)や専用フォーマットを用意し、ピアボーナスの申請を受け付ける。
  • 必要に応じて、マネジャーや人事部門が内容を精査するプロセスを設ける。

部門の垣根を越えて認め合う文化が根付くにつれ、組織の一体感が醸成されます。

シャッフルランチ

3つ目の施策は「シャッフルランチ」です。

シャッフルランチとは、普段は接点の少ない他部門のメンバーとランダムにマッチングし、一緒に食事をする取り組みです。

気軽な雰囲気のなかで、業務の枠を越えた交流が期待できます。

【シャッフルランチの実践例】

  • 結局いつもの顔ぶれで固まってしまうことのないように、人事部門などの担当チームがランダムに参加者をマッチングさせる。
  • 「月に1回以上」などと頻度を決め、全従業員が平等に参加するように配慮する。
  • ランチのテーマを事前に設定したり、話のきっかけとなるようなトピックカードを用意したりして、交流が円滑に進むための工夫を行うのもよい。
  • 経営陣から新入社員まで、階層や職種を超えた多様なメンバーが交流できるよう、参加者の構成に気を配る。

異なる部門のメンバーが、職場を離れたリラックスした空間で交流することは、普段は接触しにくい情報や新しい視点の取得につながります。部門間のシナジーを活性化させる一助となるでしょう。

社内サークル

4つ目の施策は「社内サークル」です。

社内サークルとは、スポーツや文化活動など、仕事以外の共通の趣味や関心を通じて、部門垣根を越えて交流する場を指します。

サークル活動を通じて、普段は接点の少ないメンバー同士の相互理解が深まることが期待できます。

【社内サークル活動の活性化アプローチ】

  • 新しいサークルの立ち上げを公募し、活動に必要なリソース(補助金や場所など)を提供する。
  • イントラネットなどで、各サークルの活動内容や参加者の声を紹介する。
  • サークル対抗の競技会やイベントを企画し、部門横断の交流を促す。
  • 優れたサークル活動を表彰し、社内での認知度を高める。
  • 活動報告会を開催し、サークルの活動成果を全社に共有する。

サークル活動で培われた信頼関係は、業務におけるコミュニケーションの円滑化にもつながります。従業員エンゲージメントを高める効果が期待できるでしょう。

社内運動会

5つ目の施策は「社内運動会」です。

社内運動会は、スポーツを通じて、普段は交流の少ない他部門のメンバーとコミュニケーションを図る機会を提供する取り組みです。

チームワークを要する競技や応援を通じて、部門の垣根を越えた一体感を醸成します。


【社内運動会の企画・実施ステップ】

  • 運動会の目的と概要を明確にし、開催要項を作成する。
  • 部門横断でメンバーを募り、実行委員会を組成する。
  • 競技種目や実施方法を話し合い、全体の流れを設計する。
  • 必要な物品や会場の手配、予算管理などを分担して進める。
  • 当日は、部門対抗の競技や全員参加型のゲームなどを実施する。
  • 終了後は振り返り会を開き、良かった点や改善点を共有する。

スポーツを媒介とした交流は、メンバー間の心理的な距離を縮め、信頼関係の構築に寄与するでしょう。

社内風土によっては、従業員の家族の参加を募ることも有効です。よりコミュニティを強化できます。

部門横断プロジェクト

6つ目の施策は「部門横断プロジェクト」です。

部門横断プロジェクトとは、特定の業務テーマに対し、複数部門のメンバーで編成されたチームが協働して取り組む活動を指します。

普段は接点の少ない他部門のメンバーと、共通の目標に向かって知恵を出し合い、異なる専門知識を融合して、革新的なソリューションを生み出します。


【部門横断プロジェクトの進め方】

  • プロジェクトの目的と期間、体制などを明文化した企画書を作成する。
  • 各部門から適任者を選抜し、プロジェクトチームを結成する。
  • キックオフミーティング(立ち上げの初会合)で、目標や活動計画を全メンバーで議論し共有する。
  • 定期的な進捗確認の場を設け、メンバー間の連携を密にする。
  • プロジェクト終了時に成果報告会を開催し、全社的な共有を図る。

部門横断プロジェクトは、コミュニケーションを活性させるとともに、従業員の視野を広げ、組織の変革を推進する効果も期待できるでしょう。

社内報

7つ目の施策は「社内報」です。

社内報は、各部門の活動内容や従業員の声など、社内多様な情報を共有するためツールです。

近年では、Web版の社内報ツール(例:社内報アプリなど)も増え、よりアクセスしやすい形で情報共有できるようになっています。

【社内報の効果的な活用法】

  • 各部門の担当者を決め、原稿作成や取材を分担する。
  • 経営トップや部門長のメッセージを掲載し、会社の方向性を伝える。
  • プロジェクトの進捗状況や成果を詳しく紹介する。
  • 従業員同士の対談企画などを通じ、普段は聞けない本音の声を拾う。
  • 業務のことだけでなく、ライトな話題も盛り込んで楽しく読めるようにする。

社内報を介して、会社の動きを俯瞰的に捉えられるようになると、自分の仕事と全体の関係性への理解が深まります。

フリーアドレス

8つ目の施策は「フリーアドレス」です。

フリーアドレスとは、オフィスで固定席を設けずに、業務に応じて自由席を選べるスタイルです。従業員は、その日の予定や気分に合わせて、仕事する場所を選べます。

普段は接点の少ない他部門のメンバーが隣り合わせで仕事をすれば、垣根を越えたコミュニケーションが自然と生まれます。

【フリーアドレス導入の進め方】

  • フリーアドレス化の目的と制度概要を全社に説明する。
  • 利用対象エリアや運用ルールを策定し、実験的に導入する。
  • 利用状況のモニタリングを行い、課題点を洗い出す。
  • 課題を踏まえてルールを改定し、フリーアドレスのエリアを段階的に拡大する。
  • 運用定着後も、利用者の声を収集して継続的に改善する。

フリーアドレスは、柔軟な働き方を促進し、社内の交流を活性化させる効果が期待できます。

偶発的な交流を生み出す共有スペース

9つ目の施策は「偶発的な交流を生み出す共有スペース」です。

共有スペースとは、オフィス内に設置する、誰もが自由に利用できるコミュニケーションエリアを指します。自宅のリビングのようなイメージです。

たとえば、テーブルとソファ、コーヒーマシン、置き社食・菓子サービスなどを用意し、昼食や休憩時に気軽に利用できるようにします。

【共有スペース設置の工夫】

  • カフェやラウンジをイメージした、くつろぎながら対話できる空間づくりを心掛ける。
  • 軽食やドリンクを提供し、メンバーの交流をサポートする。
  • 軽いミーティングなどにも活用できるよう、ある程度の広さと柔軟なレイアウトを確保する。
  • 利用状況を観察し、従業員の声を聞きながら、什器や設備を継続的に改善する。

共有スペースが憩いの場となり、メンバーが集まるようになれば、業務の枠を超えた雑談や情報交換が活発に行われるでしょう。

社内SNS

10番目の施策は「社内SNS」です。

社内SNSとは、企業内のコミュニケーションを活性化するためのソーシャルネットワーキングツールを指します。

具体的なツールとしては、「TUNAG」などが挙げられます。

とくに、リモートワークが主体の企業においては、インフォーマルコミュニケーションの代替として有効です。オフィスで自然発生していた雑談や情報交換を、オンライン上で再現する効果が期待できます。

【社内SNSの活用シーン】

  • 部門やプロジェクトごとにコミュニティを作り、情報交換や議論を行う。
  • 特定のテーマについて、有志を募ってオンラインでブレインストーミングを実施する。
  • 困っていることや悩みを投稿し、全社から知恵を集める。
  • 業務で成果を上げたメンバーを紹介し、称賛の輪を広げる。
  • 経営陣と従業員が直接対話できる場として活用する。

いいね!やコメントなどのリアクションを通じてメンバー同士が認め合う文化が根付けば、ポジティブなコミュニケーションが活性化します。

情報共有ツール

11番目の施策は「情報共有ツール」です。

情報共有ツールとは、メンバー間のコラボレーションを促進し、スムーズな情報流通を可能にするシステムを指します。

具体的なツールとしては、「NotePM」「Talknote」などが挙げられます。

部門を越えて必要な情報にアクセスできる環境を整備すれば、コミュニケーションを補完し、ナレッジマネジメント(組織内の知識や経験の共有と活用)の効率化にもつながります。

【情報共有ツールの選定・運用のコツ】

  • 情報の特性に応じて、最適なツールを使い分ける。
  • メンバーの利用状況を可視化し、活用度の低い部門には支援を行う。
  • 全社で統一したルールを設け、情報の管理・共有方法を標準化する。
  • 定期的な利用状況の分析と課題抽出を行い、継続的に改善する。
  • ツールの使い方や注意点などを、定期的に教育する場を設ける。

情報のオープン化を通じて、メンバー同士の相互理解が深まります。

部門間の情報格差を解消し、必要な情報に誰もがタイムリーにアクセスできれば、組織としての意思決定のスピードも上がります。

職場コミュニケーション施策(2)上司と部下/チーム

職場コミュニケーション④

上司と部下、チームメンバー間の良好なコミュニケーションは、職場の生産性や一体感を高めるうえで欠かせません。

続いて、上司と部下、チームのコミュニケーションを活性化するための4つの施策を紹介します。

  1. 定期的な1on1ミーティング
  2. メンター制度
  3. 双方向フィードバック
  4. 心理的安全性の高いチームづくり


定期的な1on1ミーティング

1つ目の施策は「定期的な1on1ミーティング」です。

1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に1対1で面談を行い、業務の進捗や目標、悩みなどを共有する取り組みです。

普段は話しづらいことも、定例で時間が確保されていると、部下は話しやすくなります。

上司と部下との間に火種が生まれたとしても、定期的なミーティングの場で、問題が小さなうちに対処可能です。

【1on1ミーティングの実施ステップ】

  • ミーティングの目的と議題を事前に設定し、双方で共有する。
  • 週1回や月2回など、定期的なスケジュールを設定する。
  • 上司は傾聴に徹し、部下の話に耳を傾ける。必要に応じて質問を投げかける。
  • 部下の業務の進捗状況を確認し、課題があれば一緒に解決策を探る。
  • 部下の成長を促すためのアドバイスやフィードバックを提供する。
  • ミーティングの内容を簡潔にまとめ、合意事項を明確にする。

1on1ミーティングは、上司と部下の信頼関係を強化し、コミュニケーションの質を高めます。

さらに、部下のキャリア開発や目標設定の場としても活用でき、長期的な人材育成の観点からも有意義な取り組みといえるでしょう。

メンター制度

2つ目の施策は「メンター制度」です。

メンター制度とは、先輩社員が後輩社員の相談相手(メンター)となり、仕事面だけでなく、社内の人間関係やキャリア面でもアドバイスを行う仕組みです。

上司とは違った立場で、気軽に相談できる先輩の存在は、若手社員の孤立を避けて成長を促進する効果が期待できます。

【メンター制度の運用手順】

  • メンター(指導する人)とメンティ(指導を受ける人)のマッチング基準を策定する。
  • メンター候補者に対し、制度の趣旨説明と育成スキルの研修を実施する。
  • メンティの希望を聞きつつ、最適なメンターを割り当てる。
  • 定期的な面談と、必要に応じたフォローの場を設ける。
  • 半年や1年に1度、振り返りの場を設け、制度の効果を検証する。

後輩社員は、先輩社員との定期的な対話を通じて、自身の強みや課題を客観視できるようになります。

メンター制度は、コミュニケーションを活性化しながら、組織内のナレッジ継承を促進し、従業員のエンゲージメント向上にも寄与する施策です。

双方向フィードバック

3つ目の施策は「双方向フィードバック」です。

双方向フィードバックとは、上司から部下への一方的な評価ではなく、部下から上司へのフィードバックも行う取り組みを指します。

お互いに評価し合うことによって、風通しが良くなり、あつれきが生まれにくくなります。

【双方向フィードバックの実施手順】

  • フィードバックの目的と、評価の着眼点を明文化する。
  • 上司と部下、それぞれの行動について、具体的な事実を交えてフィードバックし合う。
  • 良かった点は承認・称賛し、改善点はお互いの成長につなげる提案を行う。
  • フィードバック内容を受けて、それぞれが行動変容にコミットする。
  • 一定期間後に再度、双方向での評価を行い、成長の度合いを確認する。

フィードバックを通じた率直な対話は、上司と部下の認識のずれを埋め、互いに成長し合える関係性を築けるでしょう。

心理的安全性の高いチームづくり

4つ目の施策は「心理的安全性の高いチームづくり」です。

心理的安全性とは、チームのメンバーが安心して自分の意見を言ったり、失敗を恐れずに挑戦したりできる環境を指します。

心理的安全性の高い環境であれば、コミュニケーションは自然と活発になります。

【心理的安全性を高めるアクション】

  • リーダーがメンバーの発言を肯定的に受け止め、フォローする。
  • 失敗を責めるのではなく、学びにつなげる姿勢を示す。
  • 全員が平等に発言できるよう、場の進行に配慮する。
  • 定期的に「心理的安全性」についての認識をすり合わせる。
  • メンバー同士が互いを認め合い、称賛し合う場を設ける。

心理的安全性の高いチームでは、メンバーが自分の殻に閉じこもることなく、お互いの多様性を生かし合いながら、力を結集できます。
 
▼心理的安全性について詳しくは、以下の記事もご覧ください。
⇒心理的安全性がビジネスに必要な理由?エドモンドソン博士の視点を解説

  "心理的安全性"がビジネスに必要な理由?エドモンドソン博士の視点を解説 現代企業で最重要な要素とは何でしょうか?革新的な製品?優れたビジネス戦略?それら全て重要ですが、最重要なのは、「心理的安全性」です。本記事では、ハーバード大学の著名な教授である、エイミー・C・エドモンドソン博士の視点を通じて、なぜ心理的安全性が重要視されるのか、そしてそれを高める方法などを解説します。本人動画有。 株式会社LDcube


職場コミュニケーション施策(3)教育

職場コミュニケーション⑥

従業員のコミュニケーションスキル向上やマインドセット改革は、職場のコミュニケーション活性化に欠かせません。

最後に、コミュニケーション力強化につながる6つの教育施策を紹介します。

  1. 職場ぐるみでのチームづくり研修
  2. ダイバーシティ研修
  3. アサーティブコミュニケーション研修
  4. 傾聴力向上トレーニング
  5. ファシリテーション能力開発
  6. コーチング力の強化


職場ぐるみでのチームづくり研修

1つ目の施策は「職場ぐるみでのチームづくり研修」です。

研修は通常、新入社員研修や中堅社員研修、管理職研修など階層別などで行われることが多く、部署や職場単位で行われることはあまりありません。

階層別研修で職場のコミュニケーションを直接的に改善することは難しいですが、職場ぐるみで研修を行うことで、参加者の能力開発につながるだけでなく、職場の問題解決にも直接的に効果があります。

今回のように職場コミュニケーションがテーマの場合、職場ぐるみでチームづくり研修を行うことで、実際の職場でコミュニケーションを活性化することができる取り組みです。

職場メンバーが一人一人の強みや特徴を理解し、効果的な関わり方を学ぶことで、より活発で積極的な会話やコミュニケーションが生まれ、高い成果につながります。

【職場ぐるみでのチームづくり研修の進め方】

  • 職場メンバーが全員参加できる日程を調整する(半日程度)
  • 自己診断ツールなどを活用し、各自が自分の強みを確認する
  • 職場メンバーで各自の強みを共有する
  • 強みを使いすぎてしまうときは、どのような時があるかなどを共有する
  • 研修での気付きや感想などを共有するとともに、どのように強みを生かしていくかを宣言する

職場ぐるみでのチームづくり研修は、リモートワークなどが増えている現代においては、職場コミュニケーションを活性化させる新鮮な処方箋となるでしょう。

▼ 職場ぐるみでのチームづくり研修が効果的な理由については下記をご覧ください。
⇒職場の活性化につなげる方法とは?アイデアやポイントを紹介!

  職場の活性化につなげる方法とは?アイデアやポイントを紹介! 組織内における階層別研修は、受講者の能力開発を目的に実施しますが、職場の活性化やコミュニケーションの改善などにつながりにくい側面がありました。職場ぐるみで研修を実施することで、能力開発とともに職場の活性化につながります。具体的な理由とポイントを紹介します。 株式会社LDcube

▼ 自己理解を促すための診断ツール(LIFO)については下記で解説しています。
⇒行動特性診断で自己理解・分析を促す! 性格分析ツールとの違いも解説!

  行動特性診断で自己理解・分析を促す! 性格分析ツールとの違いも解説! 自己理解や自己分析を促すためには時にツールを活用することが効果的です。今回は行動特性診断について、性格診断との違いを交えて紹介します。あなたはどんな行動スタイルが好みでしょうか? 株式会社LDcube


ダイバーシティ研修

2つ目の施策は「ダイバーシティ研修」です。

ダイバーシティ研修とは、多様な価値観や属性を持つメンバーがお互いを尊重し、強みを生かし合うためのスキルやマインドを学ぶ取り組みです。

一人一人の違いを尊重し、多様な強みを結集すれば、より活発で建設的なコミュニケーションが生まれ、高い成果につながります。

【ダイバーシティ研修の進め方】

  • ダイバーシティ&インクルージョンの基本概念を学ぶ。
  • 自身のアンコンシャスバイアス(無意識の偏見)を見つめ直す。
  • 多様なメンバーとのコミュニケーションの取り方を議論する。
  • ロールプレイングを通じ、インクルーシブ(包括的)な行動を体得する。
  • 研修で得た気づきを、行動宣言として言語化する。

ダイバーシティの実践は、グローバル化が進む中で、組織の競争力を左右する重要な要素といえるでしょう。

▼ダイバーシティについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
⇒ダイバーシティ&インクルージョンとは?意味や違い・取り組み事例

  ダイバーシティ&インクルージョンとは?意味や違い・取り組み事例 ダイバーシティ&インクルージョンとは、多様性を包摂(包み込むこと)して、新たな価値を創造する概念です。本記事ではダイバーシティインクルージョンについて明快でわかりやすく解説します。また、企業の取り組みとして何をすべきか、知識だけでなく行動ベースでの理解が深まるよう、事例もご紹介します。 株式会社LDcube


アサーティブコミュニケーション研修

3つ目の施策は「アサーティブコミュニケーション研修」です。

アサーティブコミュニケーションとは、自他の人格を尊重しつつ、率直に自分の考えや気持ちを伝える伝え方を指します。

自分も相手も大切にする姿勢が身に付けば、メンバー同士が対等な立場で率直に意見を交わし、お互いの理解を深められるようになります。

【アサーティブコミュニケーション研修の内容】

  • アサーティブ(自他尊重のコミュニケーション)、ノンアサーティブ(自己主張が弱いコミュニケーション)、アグレッシブ(攻撃的なコミュニケーション)の特徴と違いを学ぶ。
  • 事例をもとに、アサーティブな表現の仕方を議論する。
  • グループワークで、自分の伝え方の傾向を振り返る。
  • ロールプレイングを通じ、アサーティブに伝える練習を積む。
  • 研修後は日常の中で実践し、継続的な学びにつなげる。

▼アサーティブコミュニケーションについては、厚生労働省サイトの解説がわかりやすいので、以下にご紹介します。
言い方ひとつで変わる会話術|ハラスメントって言われた! 管理職の方(厚生労働省)

傾聴力向上トレーニング

4つ目の施策は「傾聴力向上トレーニング」です。

傾聴とは、相手の話に耳を傾け、言外のメッセージにも気を配りながら理解しようとする聞き方を指します。

傾聴を通じて信頼関係が築かれ、相手の真のニーズを捉えたコミュニケーションが可能になります。

【傾聴力向上のための実践ステップ】

  • 傾聴の基本スキル(うなずき、相づち、共感など)を学ぶ。
  • 自分の「聞く」時の習慣を内省し、客観視する。
  • ペアワークで傾聴の練習を積み、フィードバックし合う。
  • 普段の仕事の中で意識的に傾聴を実践する。
  • 実践を通じて気づいたことを振り返り、学びを深める。

とくに、部下を持つ従業員にとって、傾聴力は日々のコミュニケーションに欠かせない要素です。

▼傾聴の考え方やポイントについては、以下のページが参考になります。
部下の話を聴けていますか -傾聴のすすめ(厚生労働省)

ファシリテーション能力開発

5つ目の施策は「ファシリテーション能力開発」です。

ファシリテーションとは、対話やプロセスを通じて、チームの思考を促進し、合意形成や相互理解を助ける働きかけを指します。

ファシリテーション能力を持つ人材を育成すれば、会議やミーティングのコミュニケーションの質が高まり、チームとしての問題解決力を高める効果が期待できます。

【ファシリテーション能力開発の進め方】

  • ファシリテーションの基本的な考え方とスキルを学ぶ。
  • 優れたファシリテーターの事例から、心構えやコツをつかむ。
  • ワークショップ形式で、ファシリテーションを実践する。
  • 研修後も職場で実践を重ね、経験学習を積む。
  • 実践を通じた気づきを共有し、学び合う場を持つ。

社内にファシリテーション人材を育てることは、組織の課題解決力を高めるうえでも重要な投資だといえるでしょう。

▼ファシリテーションの教材としては、以下が挙げられます。
会議ファシリテーション(LMS・eラーニング「CrossKnowledge」)

コーチング力の強化

6つ目の施策は「コーチング力の強化」です。

コーチングとは、相手の内発的な動機づけを引き出し、自発的な行動変容を促すコミュニケーションを指します。

部下や後輩に対してコーチングを実践することで、相手の考えを丁寧に引き出し、自ら解決策を見出せるよう支援できます。これは、健全なコミュニケーションの土台となります。

【コーチング力強化のための取り組み】

  • コーチングの基本的な考え方とスキルを習得する。
  • コーチングのロールプレイを通じ、対話力を磨く。
  • 日常の中で意識的にコーチングを実践する。
  • コーチングを通じた部下の変化を観察し、学びを得る。
  • コーチング実践者同士で経験を共有し、切磋琢磨する。

管理職がコーチングマインドを持てば、メンバーの内発的な動機づけが高まり、イキイキと働ける組織風土が生まれます。

コーチング人材の育成は、組織に潜在する力を最大限引き出すための有効な一手だといえるでしょう。

▼コーチングに関しては、以下の記事もあわせてご覧ください。

  ビジネスにおけるコーチングとは?マーシャル・ゴールドスミスの教えを紹介! 企業の業績向上戦略として注目を集めるコーチングについて取り上げます。企業成長と従業員の自己実現を目指す中での役割を明らかにします。ビジネスにおいて目標を達成する、人材を育成する上でコーチングは重要です。さらに、この分野で神様と称されるマーシャル・ゴールドスミス博士の教えを紹介し、彼が提唱する「フィードフォワード」などの具体的なアプローチも紹介します。 株式会社LDcube
  コーチング研修に必要な内容とは?研修後に実践するためのポイントなど解説! 企業の成長には人材が欠かせません。その人材を育成し、成長させるためには、教育が必要です。特に「コーチング研修」は、部下のやる気を引き出し、個々の能力を最大限に発揮してもらうために欠かせない研修1つといわれています。コーチング研修の効果的な進め方とその内容、得られる可能性を解説します。 株式会社LDcube


まとめ

本記事では「職場コミュニケーション」をテーマに解説しました。要点をまとめておきましょう。

職場コミュニケーションの不全が引き起こす4つの問題は、以下のとおりです。

  1. 協働力不足で生産性が低下する
  2. 社内の情報共有が不十分で認識のズレが生じる
  3. ミスや連携不足で顧客満足度が低下する
  4. 職場の雰囲気が悪化し人材定着率が下がる

職場コミュニケーションが阻害される原因として、以下が挙げられます。

  1. リモートワークの増加
  2. 部門間の対立
  3. 上司と部下の対立
  4. コミュニケーションスキルの未熟さ
  5. 人間関係が希薄な風土

職場コミュニケーション施策として、以下をご紹介しました。

  1. ジョブトライアル
  2. ピアボーナス
  3. シャッフルランチ
  4. 社内サークル
  5. 社内運動会
  6. 部門横断プロジェクト
  7. 社内報
  8. フリーアドレス
  9. 偶発的な交流を生み出す共有スペース
  10. 社内SNS
  11. 情報共有ツール
  12. 定期的な1on1ミーティング
  13. メンター制度
  14. 双方向フィードバック
  15. 心理的安全性の高いチームづくり
  16. 職場ぐるみでのチームづくり研修
  17. ダイバーシティ研修
  18. アサーティブコミュニケーション研修
  19. 傾聴力向上トレーニング
  20. ファシリテーション能力開発
  21. コーチング力の強化

職場コミュニケーションの活性化は、一朝一夕には実現できません。地道な取り組みの積み重ねが求められます。組織として継続的な施策を打ち、良質なコミュニケーションの土壌を育んでいきましょう。

当たり前のように出社していた時代は非言語的なコミュニケーション(オフィスで交わされていた何気ないあいさつや笑顔、目が合ったときのアイコンタクトなど)の機会が自然に発生していました。

リモートワークなど働き方の多様化に伴い、非言語的なコミュニケーションの機会は自然には発生しにくくなっています。だからと言って、業種や職種にもよりますが、完全出社に戻す必要もないでしょう。今回紹介したような施策を意図的に取り入れることで、コミュニケーションの活性化につなげて行きましょう。

株式会社LDcubeでは自己診断ツールLIFO(Life Orientations)を活用した職場メンバーの行動の傾向を理解し、メンバー同士の相互理解を促進し、コミュニケーションを促進し、摩擦を減少させるワークショップなどを展開しています。

また、心理的安全性を高めるために、心理的安全性の提唱者であるエイミー・C・エドモンドソン博士が登壇するマイクロラーニングの提供も行っています。

組織内の多くの方が心理的安全性について学び、共通認識を持つことで、職場内でのコミュニケーションが円滑になり、自由な意見交換が促進されます。

LDcubeが提供するサービスを活用することで、職場コミュニケーションの質を向上させ、生産的で協力的な職場環境を作り出すことが可能です。

LIFOプログラムの無料体験会やマイクロラーニングのデモIDの提供も行っています。お気軽にご相談ください。

▼ 関連資料はこちらからダウンロードできます。

職場活性化資料

心理的安全性

LIFO資料


▼ 関連記事はこちらから

  若手社員の離職防止をするには?効果的な取り組みや定着を支援するツールも紹介! 若手社員の離職が頻繁に発生すると、未来を担う人材の育成が進まず、将来的に企業が成長できない可能性があります。若手社員の離職を防止するためには、理由の把握と改善のための施策が必要です。退職理由、離職を防止するための取り組みなどについて解説します。 株式会社LDcube
  モチベーション低下による退職を防止する方法とは?5つの取り組みを紹介! 近年、社員の退職の増加が企業の課題になっています。モチベーション低下や退職を防止するためには、原因をしっかり理解して防止するための取り組みを行うことが重要です。この記事では、やる気が下がってしまう原因と対策、高めるためのポイントについて解説します。 株式会社LDcube
  全社員研修会にはeラーニング・LMSの活用が効果的!? 企業内での人材育成の手段として、全社員研修があります。研修を効率的に運用し、各個人の理解度や進捗度を明確にする手法として、eラーニング・LMSの活用が注目されています。本コラムでは社員研修におけるeラーニング・LMSの活用方法を詳しく紹介します。 株式会社LDcube
  企業内大学のメリットとは?企業の成長を促進するポイントを徹底解説! 人的資本経営が叫ばれる中、会社の成長に向け人材育成の重要性が高まってきています。そこで注目されているのが、企業内大学です。企業内大学とは何でしょうか?本記事では、設立の目的やメリット・デメリット、運用のポイント、具体的な事例まで詳しく解説します。 株式会社LDcube
  eラーニング受け放題(定額制)ならCrossKnowledge(LMS)! 本コラムでは、世界的に著名なMBA教授によって監修されたeラーニングであるCrossKnowledge(LMS)について紹介します。法人・個人問わず全てのコースを学べる受け放題プラン(定額制)もあります。プランの選び方や活用法、導入の流れについても詳しく解説します。 株式会社LDcube
  行動特性を踏まえた自分・自己理解を深めるワークショップ(研修)とは! この記事では、自己理解を深めるための手法やツールについて紹介し、自分自身の意識や動機付け、特性についてのワークショップ(研修)の価値と効果、具体的な方法など詳しく解説しています。また、仕事やチームのパフォーマンスを向上させるために、LIFO®(Life Orientations)プログラムとその活用方法についても触れています。 株式会社LDcube
  従業員エンゲージメントとは?向上につながる5つの施策【人事担当必見】 企業において従業員エンゲージメントは、個人のモチベーションやパフォーマンス、組織の労働生産性などに影響する重要なものです。様々な施策を通じて具体的に向上させる必要性があります。この記事では、従業員エンゲージメントを高める方法や施策について詳しく紹介します。 株式会社LDcube
  従業員エンゲージメント調査とは?実施する重要な目的と期待できる効果 従業員の組織に対しての信頼や愛着を測定したい場合、サーベイを使った従業員エンゲージメント調査が有用です。サーベイは組織と個人の現状を定量的に評価して課題を抽出できるため、施策の企画に役立ちます。この記事では、従業員エンゲージメント調査の概要や目的、実施方法、期待できる効果などについて紹介します。 株式会社LDcube
  人材育成のトレーナー認定資格とは?養成講座や養成研修などを紹介 人材育成のトレーナーに認定資格などはあるのでしょうか。本記事では講師をしている方が研修を実施する際に活用できるライセンスについて紹介します。研修内で活用できるプログラムについても紹介します。 株式会社LDcube


LDcube編集部
LDcube編集部
株式会社ビジネスコンサルタント時代から約60年、人材開発・組織開発に携わってきた知見をもとに、現代求められる新たな学びについて、ノウハウや知見をお届けします。

テーマで探す

Webinar
近日開催ウェビナー

Download
おすすめ資料

Article
おすすめ記事