やっぱり出社が必要？職場コミュニケーションが引き起こす問題と対処法とは？

「職場の人間関係がギクシャクしていて、仕事がはかどらない」
「部門間の連携不足でミスが多発している」

このように、職場のコミュニケーション不足に悩む企業は少なくありません。

近年、テレワークの普及などにより、職場のコミュニケーションの希薄化が進行しています。やっぱり出社が必要なのでしょうか？

本記事では、職場コミュニケーションの問題点と、それを改善するための21の施策を詳しく解説します。

職場でのコミュニケーション不全を放置すると、生産性の低下や優秀な人材の流出など、企業に大きな損失をもたらしかねません。

業界や業種、職種にもよりますが、出社が必ずしも必要ではないと考えられますが、ときに今回ご紹介するような施策を講じて、従来の毎日出社していた時代の職場コミュニケーションのあり方を補完していくことが重要です。

ご一読いただくと、職場のコミュニケーション力を高め、従業員の協働を促進するヒントが得られるでしょう。

組織の生産性向上を実現するコミュニケーション改革に、お役立てください。

▼コミュニケーション研修については下記で解説しています。合わせてご覧ください。
⇒コミュニケーション研修とは何をする？目的や具体的な内容・進め方

▼ 職場内の報連相をよくするための研修については下記で解説しています。
⇒報連相研修の必要性とは！？「今」の重要性やポイントについて解説！

▼ 職場を活性化するポイントは下記で解説しています。
⇒職場の活性化につなげる方法とは？アイデアやポイントを紹介！

職場コミュニケーション不全が起こす問題

職場のコミュニケーション改善に着手する前に、まずは機能不全を放置した場合に生じ得る問題点を、明確に認識しておくことが大切です。

ここでは、以下4つの問題を見ていきましょう。

協働力不足で生産性が低下する

1つめの問題は「協働力不足で生産性が低下する」です。

職場でのコミュニケーション不足は、メンバー間の協力体制を弱体化させ、チームワークの低下を招く要因のひとつとなります。

円滑に意思疎通できない状態では、メンバーがバラバラに働くことになり、組織としての生産性が大きく損なわれてしまいます。

職場のコミュニケーション不全は、このようにチームの協働力を低下させ、組織パフォーマンスに悪影響を及ぼすのです。

社内の情報共有が不十分で認識のズレが生じる

2つめの問題は「社内の情報共有が不十分で認識のズレが生じる」です。

職場のコミュニケーション不足は、社内の情報共有を滞らせ、メンバー間の認識のずれを生む原因となります。

部門間や現場・経営陣の意思疎通が不十分だと、業務に必要な情報が適切に行き渡らず、情報格差が生まれやすくなります。

以上のように、情報共有の不備は、メンバー間の認識のずれを生み、組織の的確な判断や行動を阻害する深刻な問題につながります。

ミスや連携不足で顧客満足度が低下する

3つめの問題は「ミスや連携不足で顧客満足度が低下する」です。

社内のコミュニケーション状況は、顧客対応の質を大きく左右します。

メンバー間の情報共有や連携が不十分だと、顧客ニーズを的確に把握し、スピーディに対応することが難しくなります。

社内のコミュニケーション不足は、こうした形で顧客の期待を裏切るミスやクレームを引き起こし、顧客満足度や企業イメージを大きく損ねる危険性をはらんでいます。

職場の雰囲気が悪化し人材定着率が下がる

4つめの問題は「職場の雰囲気が悪化し人材定着率が下がる」です。

コミュニケーション不足は、職場の人間関係を悪化させ、雰囲気を損なう大きな要因となります。

意思疎通が滞ると、メンバー間の相互理解が進まず、信頼関係が構築できなくなります。

このように、コミュニケーション不全によって職場の人間関係が悪化すると、ネガティブな感情が蔓延し、モチベーションの低下や離職リスクの高まりを招く恐れがあります。
 
▼ 離職防止に役立つコミュニケーションの取り方については下記で解説しています。
⇒離職防止に役立つコミュニケーションの取り方！働きやすい組織づくりの秘訣

職場コミュニケーションが阻害される原因

では、なぜ職場コミュニケーションは阻害されてしまうのでしょうか。その背景には、さまざまな要素が複雑に絡み合っています。

ここでは、代表的な5つの原因について解説します。

リモートワークの増加

1つ目の原因は「リモートワークの増加」です。

昨今、テレワークの急速な浸透によって、職場のコミュニケーションのあり方は大きな転換期を迎えています。

オフィスで顔を合わせる機会が減少し、以前よりもメンバー間の意思疎通が難しくなっているのが実情です。

このように、リモートワーク環境では、対面でのコミュニケーションとは異なる阻害要因が存在します。

メンバー間の物理的な距離が離れていても、円滑なコミュニケーションを実現するための工夫が欠かせません。

部門間の対立

2つ目の原因は「部門間の対立」です。

部門間の壁の存在も、職場のコミュニケーション不全を招く大きな要因のひとつです。

とりわけ、各部門の利害が対立しやすく、縦割り意識が強い組織では、部門間の意思疎通が滞りがちです。

部門間の適度な競争は組織の活力になりますが、対立が行き過ぎればコミュニケーション不全を招きます。

部門の垣根を越えた協働を促進し、組織の一体感を高めるための取り組みが求められます。

上司と部下の対立

3つ目の原因は「上司と部下の対立」です。

管理職と部下の関係性のあり方も、職場のコミュニケーション環境を大きく左右する要素のひとつです。

とくに、権威的な上司のもとでは、部下が意見を言いづらくなり、風通しの良い職場づくりが阻害されてしまいます。

上司と部下の関係性の悪化は、職場の雰囲気を損ねるだけでなく、部下の成長を妨げ、組織の将来を担う人材の育成をも困難にしかねません。

互いに尊重し合い、建設的な対話を積み重ねて信頼関係を構築する必要があります。

コミュニケーションスキルの未熟さ

4つ目の原因は「コミュニケーションスキルの未熟さ」です。

適切な自己表現や傾聴の技術を身に付けることは、円滑なコミュニケーションを実現するうえでの基盤です。

組織メンバーのコミニュケーションスキルが乏しければ、効果的な情報共有や建設的な議論を行うのが難しくなります。

このように、メンバーのコミュニケーション力不足は、職場の意思疎通を大きく阻害します。

従業員一人一人のスキル向上に向けた取り組みを進め、組織全体のコミュニケーション力を高めることが重要です。

人間関係が希薄な風土

5つ目の原因は「人間関係が希薄な風土」です。

希薄な人間関係も、職場のコミュニケーション不全を招く要因のひとつです。

とくに、多忙な職場では、業務に追われるあまり、メンバー間のコミュニケーションは後回しにされる傾向が見られます。

業務効率化は重要ですが、必要なコミュニケーションまで削ってしまえば、逆に非効率になると認識しなければなりません。

円滑な業務遂行のためには、メンバー同士の交流を活性化させ、良好な人間関係を築くことが求められます。

職場コミュニケーション施策（1）部門間

ここまでに見てきた、コミュニケーション不全の問題点や原因を踏まえつつ、以降では具体的な施策を見ていきましょう。

まずは部門間のコミュニケーション施策を11個、ご紹介します。

これらの部門間の壁を越えたコミュニケーション施策は、組織の一体感を高め、相互理解と協力関係の構築に寄与します。

以下で詳しく見ていきましょう。

ジョブトライアル

1つ目の施策は「ジョブトライアル」です。

ジョブトライアルとは、他部門の業務を一定期間体験する取り組みです。

普段は接点の少ない他部門の仕事を実際に経験してみると、その部門の役割や課題への理解が深まります。

ジョブトライアルを通じて得られた知見は、部門間の協働を円滑化するための貴重なインプットとなります。

ピアボーナス

2つ目の施策は「ピアボーナス」です。

ピアボーナスのピア（peer）は同僚・仲間という意味です。従業員同士でボーナス（少額の報酬）を贈り合う仕組みを、ピアボーナスといいます。

Googleでの導入が知られており、以下はGoogleサイトからの引用です。

Google では、部門間のつながりを奨励し実現するために「ピアボーナス」という制度を取り入れています。これは、Google 従業員が別の部門の従業員の貢献を認めるために、互いのマネジャーの承認を得たうえでボーナスを送り合う仕組みです。ピアボーナスは小額の報酬で、他のチームメンバーや Google 従業員にもわかるように指名者が感謝のメッセージを添えます。

出典：Google re:Work - ガイド「イノベーションが生まれる職場環境をつくる」

他部門のメンバーから感謝されたり、称賛されたりする経験を通じて、部門の垣根を越えた連帯感が生まれます。

部門の垣根を越えて認め合う文化が根付くにつれ、組織の一体感が醸成されます。

シャッフルランチ

3つ目の施策は「シャッフルランチ」です。

シャッフルランチとは、普段は接点の少ない他部門のメンバーとランダムにマッチングし、一緒に食事をする取り組みです。

気軽な雰囲気のなかで、業務の枠を越えた交流が期待できます。

異なる部門のメンバーが、職場を離れたリラックスした空間で交流することは、普段は接触しにくい情報や新しい視点の取得につながります。部門間のシナジーを活性化させる一助となるでしょう。

社内サークル

4つ目の施策は「社内サークル」です。

社内サークルとは、スポーツや文化活動など、仕事以外の共通の趣味や関心を通じて、部門の垣根を越えて交流する場を指します。

サークル活動を通じて、普段は接点の少ないメンバー同士の相互理解が深まることが期待できます。

サークル活動で培われた信頼関係は、業務におけるコミュニケーションの円滑化にもつながります。従業員エンゲージメントを高める効果が期待できるでしょう。

社内運動会

5つ目の施策は「社内運動会」です。

社内運動会は、スポーツを通じて、普段は交流の少ない他部門のメンバーとコミュニケーションを図る機会を提供する取り組みです。

チームワークを要する競技や応援を通じて、部門の垣根を越えた一体感を醸成します。

スポーツを媒介とした交流は、メンバー間の心理的な距離を縮め、信頼関係の構築に寄与するでしょう。

社内風土によっては、従業員の家族の参加を募ることも有効です。よりコミュニティを強化できます。

部門横断プロジェクト

6つ目の施策は「部門横断プロジェクト」です。

部門横断プロジェクトとは、特定の業務テーマに対し、複数部門のメンバーで編成されたチームが協働して取り組む活動を指します。

普段は接点の少ない他部門のメンバーと、共通の目標に向かって知恵を出し合い、異なる専門知識を融合して、革新的なソリューションを生み出します。

部門横断プロジェクトは、コミュニケーションを活性させるとともに、従業員の視野を広げ、組織の変革を推進する効果も期待できるでしょう。

社内報

7つ目の施策は「社内報」です。

社内報は、各部門の活動内容や従業員の声など、社内の多様な情報を共有するためのツールです。

近年では、Web版の社内報ツール（例：社内報アプリなど）も増え、よりアクセスしやすい形で情報共有できるようになっています。

社内報を介して、会社の動きを俯瞰的に捉えられるようになると、自分の仕事と全体の関係性への理解が深まります。

フリーアドレス

8つ目の施策は「フリーアドレス」です。

フリーアドレスとは、オフィスで固定席を設けずに、業務に応じて自由に席を選べるスタイルです。従業員は、その日の予定や気分に合わせて、仕事する場所を選べます。

普段は接点の少ない他部門のメンバーが隣り合わせで仕事をすれば、垣根を越えたコミュニケーションが自然と生まれます。

フリーアドレスは、柔軟な働き方を促進し、社内の交流を活性化させる効果が期待できます。

偶発的な交流を生み出す共有スペース

9つ目の施策は「偶発的な交流を生み出す共有スペース」です。

共有スペースとは、オフィス内に設置する、誰もが自由に利用できるコミュニケーションエリアを指します。自宅のリビングのようなイメージです。

たとえば、テーブルとソファ、コーヒーマシン、置き社食・菓子サービスなどを用意し、昼食や休憩時に気軽に利用できるようにします。

共有スペースが憩いの場となり、メンバーが集まるようになれば、業務の枠を超えた雑談や情報交換が活発に行われるでしょう。

社内SNS

10番目の施策は「社内SNS」です。

社内SNSとは、企業内のコミュニケーションを活性化するためのソーシャルネットワーキングツールを指します。

具体的なツールとしては、「TUNAG」などが挙げられます。

とくに、リモートワークが主体の企業においては、インフォーマルコミュニケーションの代替として有効です。オフィスで自然発生していた雑談や情報交換を、オンライン上で再現する効果が期待できます。

いいね！やコメントなどのリアクションを通じてメンバー同士が認め合う文化が根付けば、ポジティブなコミュニケーションが活性化します。

情報共有ツール

11番目の施策は「情報共有ツール」です。

情報共有ツールとは、メンバー間のコラボレーションを促進し、スムーズな情報流通を可能にするシステムを指します。

具体的なツールとしては、「NotePM」や「Talknote」などが挙げられます。

部門を越えて必要な情報にアクセスできる環境を整備すれば、コミュニケーションを補完し、ナレッジマネジメント（組織内の知識や経験の共有と活用）の効率化にもつながります。

情報のオープン化を通じて、メンバー同士の相互理解が深まります。

部門間の情報格差を解消し、必要な情報に誰もがタイムリーにアクセスできれば、組織としての意思決定のスピードも上がります。

職場コミュニケーション施策（2）上司と部下／チーム

上司と部下、チームメンバー間の良好なコミュニケーションは、職場の生産性や一体感を高めるうえで欠かせません。

続いて、上司と部下、チームのコミュニケーションを活性化するための4つの施策を紹介します。

定期的な1on1ミーティング

1つ目の施策は「定期的な1on1ミーティング」です。

1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に1対1で面談を行い、業務の進捗や目標、悩みなどを共有する取り組みです。

普段は話しづらいことも、定例で時間が確保されていると、部下は話しやすくなります。

上司と部下との間に火種が生まれたとしても、定期的なミーティングの場で、問題が小さなうちに対処可能です。

1on1ミーティングは、上司と部下の信頼関係を強化し、コミュニケーションの質を高めます。

さらに、部下のキャリア開発や目標設定の場としても活用でき、長期的な人材育成の観点からも有意義な取り組みといえるでしょう。

メンター制度

2つ目の施策は「メンター制度」です。

メンター制度とは、先輩社員が後輩社員の相談相手（メンター）となり、仕事面だけでなく、社内の人間関係やキャリア面でもアドバイスを行う仕組みです。

上司とは違った立場で、気軽に相談できる先輩の存在は、若手社員の孤立を避けて成長を促進する効果が期待できます。

後輩社員は、先輩社員との定期的な対話を通じて、自身の強みや課題を客観視できるようになります。

メンター制度は、コミュニケーションを活性化しながら、組織内のナレッジ継承を促進し、従業員のエンゲージメント向上にも寄与する施策です。

双方向フィードバック

3つ目の施策は「双方向フィードバック」です。

双方向フィードバックとは、上司から部下への一方的な評価ではなく、部下から上司へのフィードバックも行う取り組みを指します。

お互いに評価し合うことによって、風通しが良くなり、あつれきが生まれにくくなります。

フィードバックを通じた率直な対話は、上司と部下の認識のずれを埋め、互いに成長し合える関係性を築けるでしょう。

心理的安全性の高いチームづくり

4つ目の施策は「心理的安全性の高いチームづくり」です。

心理的安全性とは、チームのメンバーが安心して自分の意見を言ったり、失敗を恐れずに挑戦したりできる環境を指します。

心理的安全性の高い環境であれば、コミュニケーションは自然と活発になります。

心理的安全性の高いチームでは、メンバーが自分の殻に閉じこもることなく、お互いの多様性を生かし合いながら、力を結集できます。
 
▼心理的安全性について詳しくは、以下の記事もご覧ください。
⇒心理的安全性がビジネスに必要な理由？エドモンドソン博士の視点を解説

職場コミュニケーション施策（3）教育

従業員のコミュニケーションスキル向上やマインドセット改革は、職場のコミュニケーション活性化に欠かせません。

最後に、コミュニケーション力強化につながる6つの教育施策を紹介します。

職場ぐるみでのチームづくり研修

1つ目の施策は「職場ぐるみでのチームづくり研修」です。

研修は通常、新入社員研修や中堅社員研修、管理職研修など階層別などで行われることが多く、部署や職場単位で行われることはあまりありません。

階層別研修で職場のコミュニケーションを直接的に改善することは難しいですが、職場ぐるみで研修を行うことで、参加者の能力開発につながるだけでなく、職場の問題解決にも直接的に効果があります。

今回のように職場コミュニケーションがテーマの場合、職場ぐるみでチームづくり研修を行うことで、実際の職場でのコミュニケーションを活性化することができる取り組みです。

職場メンバーが一人一人の強みや特徴を理解し、効果的な関わり方を学ぶことで、より活発で積極的な会話やコミュニケーションが生まれ、高い成果につながります。

職場ぐるみでのチームづくり研修は、リモートワークなどが増えている現代においては、職場コミュニケーションを活性化させる新鮮な処方箋となるでしょう。

▼ 職場ぐるみでのチームづくり研修が効果的な理由については下記をご覧ください。
⇒職場の活性化につなげる方法とは？アイデアやポイントを紹介！

▼ 自己理解を促すための診断ツール（LIFO）については下記で解説しています。
⇒行動特性診断で自己理解・分析を促す！ 性格分析ツールとの違いも解説！

ダイバーシティ研修

2つ目の施策は「ダイバーシティ研修」です。

ダイバーシティ研修とは、多様な価値観や属性を持つメンバーがお互いを尊重し、強みを生かし合うためのスキルやマインドを学ぶ取り組みです。

一人一人の違いを尊重し、多様な強みを結集すれば、より活発で建設的なコミュニケーションが生まれ、高い成果につながります。

ダイバーシティの実践は、グローバル化が進む中で、組織の競争力を左右する重要な要素といえるでしょう。

▼ダイバーシティについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
⇒ダイバーシティ＆インクルージョンとは？意味や違い・取り組み事例

アサーティブコミュニケーション研修

3つ目の施策は「アサーティブコミュニケーション研修」です。

アサーティブコミュニケーションとは、自他の人格を尊重しつつ、率直に自分の考えや気持ちを伝える伝え方を指します。

自分も相手も大切にする姿勢が身に付けば、メンバー同士が対等な立場で率直に意見を交わし、お互いの理解を深められるようになります。

▼アサーティブコミュニケーションについては、厚生労働省サイトの解説がわかりやすいので、以下にご紹介します。
⇒言い方ひとつで変わる会話術｜ハラスメントって言われた！　管理職の方（厚生労働省）

傾聴力向上トレーニング

4つ目の施策は「傾聴力向上トレーニング」です。

傾聴とは、相手の話に耳を傾け、言外のメッセージにも気を配りながら理解しようとする聞き方を指します。

傾聴を通じて信頼関係が築かれ、相手の真のニーズを捉えたコミュニケーションが可能になります。

とくに、部下を持つ従業員にとって、傾聴力は日々のコミュニケーションに欠かせない要素です。

▼傾聴の考え方やポイントについては、以下のページが参考になります。
⇒部下の話を聴けていますか -傾聴のすすめ（厚生労働省）

ファシリテーション能力開発

5つ目の施策は「ファシリテーション能力開発」です。

ファシリテーションとは、対話やプロセスを通じて、チームの思考を促進し、合意形成や相互理解を助ける働きかけを指します。

ファシリテーション能力を持つ人材を育成すれば、会議やミーティングのコミュニケーションの質が高まり、チームとしての問題解決力を高める効果が期待できます。

社内にファシリテーション人材を育てることは、組織の課題解決力を高めるうえでも重要な投資だといえるでしょう。

▼ファシリテーションの教材としては、以下が挙げられます。
⇒会議ファシリテーション（LMS・eラーニング「CrossKnowledge」）

コーチング力の強化

6つ目の施策は「コーチング力の強化」です。

コーチングとは、相手の内発的な動機づけを引き出し、自発的な行動変容を促すコミュニケーションを指します。

部下や後輩に対してコーチングを実践することで、相手の考えを丁寧に引き出し、自ら解決策を見出せるよう支援できます。これは、健全なコミュニケーションの土台となります。

管理職がコーチングマインドを持てば、メンバーの内発的な動機づけが高まり、イキイキと働ける組織風土が生まれます。

コーチング人材の育成は、組織に潜在する力を最大限引き出すための有効な一手だといえるでしょう。

▼コーチングに関しては、以下の記事もあわせてご覧ください。

まとめ

本記事では「職場コミュニケーション」をテーマに解説しました。要点をまとめておきましょう。

職場コミュニケーションの不全が引き起こす4つの問題は、以下のとおりです。

職場コミュニケーションが阻害される原因として、以下が挙げられます。

職場コミュニケーション施策として、以下をご紹介しました。

職場コミュニケーションの活性化は、一朝一夕には実現できません。地道な取り組みの積み重ねが求められます。組織として継続的な施策を打ち、良質なコミュニケーションの土壌を育んでいきましょう。

当たり前のように出社していた時代は非言語的なコミュニケーション（オフィスで交わされていた何気ないあいさつや笑顔、目が合ったときのアイコンタクトなど）の機会が自然に発生していました。

リモートワークなど働き方の多様化に伴い、非言語的なコミュニケーションの機会は自然には発生しにくくなっています。だからと言って、業種や職種にもよりますが、完全出社に戻す必要もないでしょう。今回紹介したような施策を意図的に取り入れることで、コミュニケーションの活性化につなげて行きましょう。

株式会社LDcubeでは自己診断ツールLIFO（Life Orientations）を活用した職場メンバーの行動の傾向を理解し、メンバー同士の相互理解を促進し、コミュニケーションを促進し、摩擦を減少させるワークショップなどを展開しています。

また、心理的安全性を高めるために、心理的安全性の提唱者であるエイミー・C・エドモンドソン博士が登壇するマイクロラーニングの提供も行っています。

組織内の多くの方が心理的安全性について学び、共通認識を持つことで、職場内でのコミュニケーションが円滑になり、自由な意見交換が促進されます。

LDcubeが提供するサービスを活用することで、職場コミュニケーションの質を向上させ、生産的で協力的な職場環境を作り出すことが可能です。

LIFOプログラムの無料体験会やマイクロラーニングのデモIDの提供も行っています。お気軽にご相談ください。

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