職場ぐるみの取り組みでチームを活性化させる方法とは？効果やその理由を紹介！
組織内における代表的な研修は新入社員研修や管理職研修などの階層別研修です。受講者の能力開発を目的に実施しますが、職場の活性化やコミュニケーションの改善などについて問題解決につながりにくい側面がありました。最近では職場ぐるみで研修を実施することで、能力開発とともに問題解決を図るケースが増えています。
その具体的な理由とポイントを紹介します。
目次[非表示]
活性化した職場の要件とは
- 使命・目標・課題が明確である
- 仕事それ自体に関心がある
- お互いが役割を果たしている
- 上司、および職場メンバーとの関係がよい
- 言いたいことが言える
ⅰ. 仕事の内容について
ⅱ. 仕事の進め方や役割について
ⅲ. 人間関係について
活性化した職場とは、その職場や仕事の使命・目標・課題が明確になっており、取り組んでいる仕事それ自体に関心があり、お互いがそれぞれ果たすべき役割を果たしている。そして、上司および職場メンバーとの関係がよく、言いたいことが言える。言いたいことが言えるというのは、仕事の内容について、仕事の進め方や役割について、職場内の人間関係についてです。
お互いに、言いたいことが、言いたいときに、言いたい人に、かまえなく自由に言えて、礼儀をわきまえながら、しこりを残さないということです。
上記の要件を満たしている職場は活性化しており、はた目からも活気があり、感じがよく、そして結果も出しているケースが多いものです。組織内のあらゆる職場がこのような活性化した職場になれば組織全体の活動も活発になることでしょう。
そのような職場づくりをするために日々経営者、管理職の方々が努力しているのです。
研修で学んだことが職場で実践されない理由
活性化した職場をつくっていくのは職場の管理職であり、職場のメンバーです。管理職には職場運営、マネジメントしていくため管理職研修やマネジメント研修の機会が会社から与えられ、職場運営、マネジメントに必要な知識やスキルを習得します。
一方職場メンバーにも仕事を進めていく上で必要となるコミュニケーションスキルやモチベーションアップについて学ぶ研修の機会が提供されることが多いでしょう。いわゆる階層別研修で受講者個々人が研修に参加し、個人の能力開発を図るものです。それぞれがさまざまな知識やスキルを学習します。中には職場を活性化することを狙いとしたテーマで研修が実施されることもあります。
しかしながら、管理職や職場メンバーが階層別研修で研修を受講しても、職場はこれまでとは変わらないということがよく起こります。それぞれがさまざまなテーマで研修を受講し、その受講者が職場に戻れば学んだことを活かして職場が変わっていくように考えられますが、なかなかそうはなりません。それはなぜでしょうか。
これはクルト・レヴィンという社会心理学者が提唱した行動についてのモデルです。
BというのはBehavior、行動です。fは関数を表し、PはPerson、個人です。EはEnvironments、環境です。つまり行動は個人だけではなく、環境の影響も受けるということを表しています。
研修受講に置き換えてみると、研修を受講して個人の能力開発が進んだとします。そして研修で学んだことを職場で新たな行動として実践するかというと、そこには職場環境の影響も受けます。研修で学んだことを職場で実践することが大切だと理解していても、研修から帰ってきて自分だけが違う行動を取ると変な目で見られるのではないかというような心理が働き、職場では今まで通りのやり方でやっていた方が無難だということに落ち着いてしまうことが多いのです。
管理職研修や中堅社員研修、若手社員研修などの階層別研修は参加する受講者の能力開発を目的に実施されます。職場を活性化することを目的に実施されているわけではないのです。
そのため、受講者が身につけたことを活かして職場を活性化するかどうかは受講者本人にゆだねられます。
個人差はありますが、上記の公式で説明してきたように、受講者は研修を受講したとしても研修は研修、職場での実際の仕事は仕事となってしまっているケースが多く、研修で学んだことが職場で活かされないということがよく起こります。
職場ぐるみの研修、ワークショップが効果的な理由
その点を解決するために最近導入されるケースが増えているのが、職場ぐるみの取り組みです。職場ぐるみで研修やワークショップを行うものです。職場を活性化させるという点においては階層別研修よりも圧倒的に効果が高く、メリットがあります。その理由は下記です。
- 職場のメンバー（当事者）がそろっている
- 職場の課題を実際のテーマとして扱える
- 職場メンバーの同意を得ることで、翌日から職場での言動が変わる
階層別研修では受講者は各職場から数名が参加しているという状況であり、職場メンバーがそろっているということはありません。それゆえ、特定の職場の課題を研修中にテーマとして取り上げて検討することはできません。
職場ぐるみの研修では、受講者の能力開発を行いながら、職場の実際の課題をテーマに取り上げることで、半分問題解決のためのミーティングの要素を持たせることができます。そして職場メンバーがそろっていることから、その研修内で「この職場では明日からこのようにしていこう」という合意形成ができれば、翌日から受講者の言動が変わっていきます。
つまり、研修を行った効果を得られます。これは上記の公式に当てはめて考えると、職場ぐるみの研修では個人の能力開発面だけではなく、職場環境そのもののテーマとして扱っているため、そこで合意形成ができれば行動が変わるということです。
このように職場ぐるみでワークショップを行うことで、職場の状態を把握し良い方向にもっていくことができます。方針が共有できているか確認ができたり、職場の問題について取り上げたり、その他相談事項などを確認したりと階層別研修では得られない高い効果を得ることが実現できます
企業によってはこのワークショップを制度として取り入れ、管理職とメンバーとの1on1の前にチームでワークショップに取り組み、言いたいことが言いやすい環境を意識してつくっているというケースもあります。
職場ぐるみの研修、ワークショップの注意点
職場ぐるみ研修には注意点があります。それは、職場メンバーが参加する必要があるため、日常業務とのバランスをみて実施することが必要です。職場メンバー全員が丸1日研修を受講していると日常業務が止まってしまい、お客さまや他部署に迷惑をかけてしまうこともあります。
それゆえ、職場ぐるみ研修は2時間～3時間程度で実施されることが多いです。10時から12時、夕方16時から18時など日常業務になるべく支障が出ない時間帯を選択して実施しています。職場に時短勤務者がいるなど職場ごとに事情が異なるので、職場ごとに実施しやすい時間帯を設定して実施します。
もう一つの注意点は職場メンバー全員が参加できるように工夫する必要があります。参加できないメンバーがいないよう全員参加とすることが重要です。不参加メンバーの存在は職場を活性化するという目的から遠ざかってしまうので注意しましょう。人数が多い職場の場合には、何回かに分けて全員が参加できるように工夫して実施しています。
事例をご紹介します。ある病院の看護部にて30名程度の職場の場合です。夜勤などもあり勤務時間帯が違うことなどから、一度に30名集まるのが現実的に難しかったので、1回10名を3回に分けて実施しました。実施してその中で議論した内容については模造紙に整理して、研修実施期間中バックヤードに張り出しておくことで、情報に触れられるよう工夫しました。
1回ごとのワークショップでは課題を検討し解決策の案を出しますが、その場で結論を出すのではなく、2回目のワークショップにその解決策を引き継ぎ、継続して議論します。
そして3回目のワークショップが終わるタイミングで管理職中心にこれまで議論してきた解決策について結論を出し、それを今後の職場のガイドラインとして職場運営に活かしていきました。
これにより、実際に職場でのコミュニケーションの在り方が変わったとの報告が挙げられています。
職場ぐるみの研修、ワークショップのバリエーション
職場ぐるみ研修の場合、それぞれの職場でニーズのあるテーマを取り上げてワークショップを実施していくことがポイントとなります。その職場のニーズのある所から出発するというのが職場活性化のポイントです。
株式会社LDcubeでは職場ワークショップで活用できるツールとしてワークブックとワークショップの実施を手助けするガイド動画を用意しています。職場のニーズに合わせて展開できるようそのテーマを10種類用意しています。
- チームづくり
- タイムマネジメント
- OJT強化
- セールス スキル
- セールス アプローチ
- 目標管理（目標設定）
- お客さま対力向上
- 報・連・相レベルアップ
- 相互指摘力向上
- 期待役割確認
また、本ワークショップは外部コンサルタントがファシリテーターをして実施することもありますし、社内に本ワークショップを展開するためのスキルを身につけたファシリテーターを養成して社内で展開することもあります。
さらに、職場の管理職をファシリテーターとして養成して管理職が自らの手で自らの職場を活性化するという展開もあります。管理職の方が展開する際にはガイド動画を活用するとスムーズに実施できます。弊社はさまざまなスタイルで職場を活性化するサポートを行っています。
これからの研修施策は階層別研修などの中期的な受講者本人の能力開発を狙いとするものもよいですが、職場ぐるみのワークショップなど通じて、受講者の能力開発、成長も図りながら、職場の課題解決、職場の活性化につなげ、職場の成長につなげていくことで費用対効果が得やすくなります。職場ぐるみのワークショップは社員の成長のみならず、職場、組織全体の生産性を高めていくことに役立ちます。
コロナ禍を経て、リモートワークなどが増えた影響で職場でのコミュニケーションに課題を感じている企業、人事担当者、職場の管理職の方も多いと思います。職場を活性化させるには職場単位のワークショップがおすすめです。
まとめ
職場を活性化させるには職場ぐるみ研修の効果が高い理由を解説してきました。
コロナ禍を経て、働き方が変わった人も多いのではないでしょうか。従来は出社したオフィスの中に物理的な「職場」があり、そこで日ごろからメンバー同士顔を合わせて仕事を行うことが当たり前でした。テレワークなどの普及により、物理的な職場は減り、同じチームで働く人たちのかたまり＝職場とやや概念的なものになってきているのかもしれません。
働き方が変化していく中においては、職場を活性化させる方法も模索しながら今までとは違うやり方も取り入れながら職場を活性化させて、パフォーマンス向上につなげたいものです。その際には職場のニーズに合わせたワークブックを利用してみてはいかがでしょうか。
株式会社LDcubeではこれまで多くの集合研修で得られた経験やノウハウを踏まえ、職場を活性化する支援をしています。
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