社内のコミュニケーション問題の原因と解決策とは？効果的なポイントを解説！

職場でのコミュニケーション問題に悩んでいませんか？

「報告が上がってこない」
「部署間の連携がスムーズでない」
「リモートワークで会話が減った」

など、多くの企業がコミュニケーションに関する課題を抱えています。

特に近年は、リモートワークの普及や世代間ギャップの拡大により、従来の方法では対応しきれないコミュニケーション課題が増加しています。しかし、多くの企業がコミュニケーション問題を感じていながらも、その具体的な原因や効果的な解決策を見いだせずにいるのが現状です。

本記事では、職場におけるコミュニケーション問題を診断する方法から、7つの根本原因、そして実践的な解決アプローチまでを体系的に解説します。さらに、コミュニケーション改善に成功した企業の事例も紹介することで、あなたの組織に最適な対策を見つける手助けをします。

コミュニケーションの質を高めることは、チームの生産性向上、離職率の低下、イノベーションの促進など、組織全体のパフォーマンス向上につながります。この記事を通して、健全な職場環境の構築に向けた第一歩を踏み出しましょう。

▼コミュニケーションについては下記で詳しく解説しています。

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▼コミュニケーションのベースは自己理解です。

コミュニケーション問題とは？典型的な症状と影響

職場におけるコミュニケーション問題は、多くの企業が直面している重要な課題です。

働き方改革やコロナ禍によるテレワークの普及など、私たちの働く環境は急速に変化しており、これに伴いコミュニケーションの在り方も進化を求められています。

コミュニケーション問題の定義と現代のビジネス環境における重要性

コミュニケーション問題とは、情報や意図が正確に伝わらない、または理解されないことで生じる障害のことです。メッセージの送り手と受け手の間での認識のズレや、情報の欠如などが含まれます。

現代のビジネス環境では、業務の専門化により部署間の連携が不可欠となっています。各部門が独自の専門性を持ち「サイロ化」が進み、部門間のコミュニケーションはますます困難になっています。

また、グローバル化の進展により、多文化・多言語環境でのコミュニケーションが日常的になりました。さらに、テレワークの普及により、対面でのコミュニケーション機会が減少し、オンラインでの効果的な情報伝達が求められるようになりました。

職場で見られる、コミュニケーション問題の典型的な症状

コミュニケーション問題を抱える職場では、いくつかの典型的な症状が現れます。これらは組織の健全性を測る重要なサインとなります。

組織のパフォーマンスに与える具体的な悪影響

コミュニケーション問題は、組織のパフォーマンスに直接的な悪影響を及ぼします。

上記のような状況が続くと、さらに下記のような状況を生み出します。

コミュニケーション問題で生じる、職場の人間関係トラブルの実態

コミュニケーション問題は、組織のパフォーマンスだけでなく、職場の人間関係にも影響を与えます。良好な人間関係はチームワークの基盤であり、それが損なわれることでさまざまなトラブルが発生します。

上記のような状況を放置すると、下記を招く恐れがあります。

職場のコミュニケーション問題を診断する方法

コミュニケーション問題の改善には、まず現状を正確に把握することが不可欠です。しかし、多くの企業では「コミュニケーションに課題がある」と漠然と感じていても、その実態を具体的に把握できていないケースが少なくありません。

コミュニケーションの問題は目に見えにくく、数値化しづらいため、何から手をつければよいのか迷ってしまうことも多いでしょう。本章では、あなたの職場におけるコミュニケーション問題を診断するための実践的な方法を紹介します。

個人レベルで自己診断するチェックリスト

まずは個人レベルでの自己診断から始めましょう。自分自身のコミュニケーションパターンや課題を客観的に見つめ直すことが、改善の第一歩となります。

毎日の業務の中で、「情報が伝わっていない」と感じる機会はどれくらいありますか？その原因は「認知されていない」「理解されていない」「共感されていない」「実践されていない」のどれに該当するでしょうか。

上司や同僚とのコミュニケーションにおいて、あなたは本音で話せていますか？もし話せていないとすれば、それはなぜでしょうか。心理的安全性の欠如や、過去の否定的な経験が障壁になっているかもしれません。

このチェックリストを定期的に実施することで、自身のコミュニケーションスキルの変化を追跡し、継続的な改善につなげられます。

コミュニケーション問題の兆候をチームミーティングで可視化する方法

チームレベルでのコミュニケーション診断は、日常的なミーティングの場を活用すると効果的です。ミーティングはチームの相互作用が最も顕著に表れる場であり、コミュニケーション問題の兆候を観察する絶好の機会となります。

まず、チームミーティングの進行パターンを観察してみましょう。特定の人だけが発言し、他のメンバーは沈黙していませんか？また、意見の対立が生じた際、それは建設的な議論につながっていますか、それとも感情的な対立に発展していますか？

「リフレクション・セッション」を定期的に開催することもおすすめします。これは、プロジェクトの節目やイベント後に、チームで振り返りを行う時間です。

「何がうまくいったか」「何が課題だったか」「コミュニケーションの面で改善すべき点は何か」といった質問をテーマに、オープンな対話を促します。下記の観点を参考に振り返ってみましょう。

組織全体で測定・評価するアンケート設計

組織全体のコミュニケーション状況を把握するには、体系的なアンケート調査が効果的です。適切に設計されたアンケートは、コミュニケーション問題の全体像を定量的に把握し、優先的に取り組むべき課題を特定するのに役立ちます。

アンケート設計では、コミュニケーションの「頻度」と「質」の両方を測定する質問を設けましょう。単に「コミュニケーションが多い」だけでは十分ではなく、その内容が有意義であるかを評価することが重要です。

また、部署間・階層間のコミュニケーションに関する質問も不可欠です。縦方向（上司と部下）と横方向（部署間）のコミュニケーションでは、異なる課題が存在する可能性があります。それぞれについて別々に評価することで、より具体的な問題点が明らかになります。

さらに、心理的安全性に関する質問も含めることをおすすめします。「失敗を報告しやすい雰囲気があるか」「反対意見を表明できる環境か」といった点は、コミュニケーションの質を左右する重要な要素です。

アンケートを作成する際には下記を参考に作成しましょう。

▼コミュニケーションについてプチ診断を活用して現状把握できるよう記事にまとめました。

コミュニケーション問題が発生する根本原因

職場のコミュニケーション問題を効果的に解決するためには、その根本原因を理解することが不可欠です。表面的な症状だけに対処しても、問題は繰り返し発生してしまいます。

コミュニケーション問題は一見シンプルに見えても、実は複数の要因が複雑に絡み合って発生していることがほとんどです。ここでは、職場のコミュニケーション問題を引き起こす7つの根本原因について解説します。

価値観や認識のズレによる誤解

コミュニケーション問題の最も基本的な原因の1つが、価値観や認識のズレです。同じ言葉や情報でも、受け手の経験や知識、価値観によって全く異なる解釈がなされることがあります。

特に専門分野が異なる部署間では、共通言語が存在せず、同じ用語でも異なる意味で使われることが少なくありません。例えば、「品質」という言葉1つとっても、生産部門と営業部門では異なる定義や重点を置く要素が変わってくるでしょう。

また、情報の前提条件が共有されていないケースも多く見られます。「これは常識だから説明不要」と発信者が考えていても、受け手にとっては新しい情報であることもあります。

世代間のコミュニケーションスタイルの相違

現代の職場では、複数の世代が共に働いており、その世代間のコミュニケーションスタイルの違いが顕著な問題となっています。

ミドル〜シニア世代（40代〜60代）は、対面でのコミュニケーションを基本としており、「直接話すこと」を重視する傾向があります。また、業務外の時間を通じて情報交換することに慣れている世代でもあります。

一方、デジタルネイティブやZ世代（1995年以降生まれ）は、テキストメッセージやスタンプ、絵文字を使ったコミュニケーションを好みます。彼らは簡潔な意思伝達を重視し、効率的なコミュニケーションスタイルを持っています。

組織構造や権力関係がもたらす壁

組織構造や権力関係も、コミュニケーション問題の重要な原因となります。階層が厳格な組織では、上下関係によるコミュニケーションの障壁が生じやすくなります。

上司と部下の間に大きな権力差がある環境では、部下は自分の意見や懸念を自由に表明しづらくなります。「上司の意見に反対するのは出世に響く」といった暗黙の認識が、率直なコミュニケーションを妨げるのです。

また、組織のサイロ化（部門間の壁）も大きな問題です。各部署がそれぞれの目標や優先事項に集中するあまり、他部署との情報共有や協力が二の次になってしまいます。

心理的安全性の欠如と発言への恐れ

心理的安全性とは、「自分の考えや意見を表明しても否定されたり、拒絶されたりしないと思える状態」を指します。この安全性が欠如している職場では、コミュニケーションが著しく阻害されます。

失敗を厳しく批判する文化や、間違いを許容しない雰囲気がある組織では、社員は必要最小限の発言しかしなくなります。「このアイデアを言ったら笑われるかもしれない」「質問すると無能だと思われるかもしれない」といった恐れが、積極的なコミュニケーションを抑制するのです。

特に新しい環境や経験の浅いメンバーは、この心理的不安を強く感じやすく、貴重な視点や意見が埋もれてしまうことがあります。

リモートワークによる物理的・心理的距離

近年のリモートワークの普及は、従来のコミュニケーション方法に大きな変化をもたらしました。物理的な距離が生じることで、コミュニケーションの質と量の両方に影響が出ています。

オフィスでの偶発的な出会いや雑談がなくなったことで、アイデアの交換や情報共有の機会が減少しました。また、オンラインでのコミュニケーションでは、表情や声のトーンといった非言語的な手がかりが得られにくく、メッセージの誤解が生じやすくなっています。

時間不足とコミュニケーションの優先度低下

現代のビジネス環境では、効率性や生産性が重視され、多くの社員が常に時間に追われています。この状況下で、コミュニケーションの優先順位が下がってしまうケースが少なくありません。

「会議は時間の無駄」「メールの返信は後回し」といった考えが蔓延すると、必要な情報共有が適切なタイミングで行われなくなります。短期的な業務処理を優先するあまり、長期的に見れば重要なコミュニケーションが後回しになっているのです。

また、多忙な状況では「聞けば解決する問題」であっても質問する時間がなく、結果として非効率な解決策や重複作業が発生することもあります。

コミュニケーションスキル不足と教育機会の欠如

最後に、個人のコミュニケーションスキル不足も重要な原因です。効果的なコミュニケーションには、傾聴、明確な表現、フィードバック、非言語コミュニケーションなど、さまざまなスキルが必要です。

しかし、こうしたスキルを体系的に学ぶ機会は限られており、多くの社員は試行錯誤や見よう見まねで習得しているのが現状です。特に日本では、学校教育においてもコミュニケーションスキルを明示的に教える機会が少なく、社会人になってからのギャップを感じる人も少なくありません。

また、デジタル時代には新たなコミュニケーションツールやプラットフォームが次々と登場し、これらを効果的に活用するスキルも求められています。年代によってデジタルリテラシーのレベルが異なる中、適切な教育やサポートがなければ、コミュニケーションの断絶はさらに深まる一方です。

職場のコミュニケーション問題を解決するアプローチ

前章で解説した根本原因を理解したところで、次はそれらを解決するための具体的なアプローチを見ていきましょう。

コミュニケーション問題の解決は一朝一夕では成し遂げられませんが、適切な方法を段階的に実施することで、着実に改善していくことができます。

ここでは、多くの企業で成功を収めている7つの実践的アプローチを紹介します。

心理的安全性を構築する

心理的安全性とは、「自分の考えや意見を表明しても否定されたり拒絶されたりしないと思える状態」のことです。これを構築することは、あらゆるコミュニケーション改善の土台となります。

まず、リーダーから始めることが重要です。上司や管理職が自らの失敗や不確かさを率直に認め、共有することで「失敗しても大丈夫」というメッセージを発信しましょう。例えば、チームミーティングで「先週の決定は私の判断ミスでした」と認めることは、大切なメッセージになります。

また、「質問する文化」を育てることも効果的です。「愚問はない」という姿勢を示し、どんな質問も歓迎する雰囲気をつくりましょう。特に新しいメンバーからの質問は、チーム全体にとって有益な視点をもたらすことがあります。

【心理的安全性を構築するポイント】

▼心理的安全性については下記で詳しく解説しています。

効果的な1on1ミーティングの実施

1on1ミーティングは、上司と部下の間の定期的な対話の場であり、コミュニケーション改善の有力な機会です。形式的な業務報告ではなく、本音の対話ができる場として設計することが重要です。

実施頻度は週1回〜月2回程度が理想的です。時間は30分〜1時間を確保し、その時間は他の予定で簡単に潰さないという姿勢を示しましょう。話す内容は業務の進捗だけでなく、キャリア開発や個人的な悩み、チームの人間関係など幅広いトピックをカバーします。

上司側は「聴く姿勢」を重視し、部下の発言時間が7割以上になることを目指しましょう。「最近どう？」といったオープンな質問から始め、深掘りしていくアプローチが効果的です。

建設的なフィードバック文化の確立

フィードバック文化とは、組織のメンバーが互いに率直かつ建設的な意見交換を日常的に行える環境のことです。これを確立するためには、フィードバックの「与え方」と「受け方」の両方を組織全体で学ぶ必要があります。

建設的なフィードバックの原則として、「Here & Now（今、ここで）」があります。何かの事象や行動があった際に、具体的な行動に焦点を当てて、タイミングを逃さず「今、ここで」フィードバックをすることがポイントです。

半年も前のことを、「そういえば気になっていたのだけれど」と言われてフィードバックされても、その時のことを忘れてしまっていることも多いです。

また、ポジティブなフィードバックとネガティブなフィードバックのバランスも重要です。研究によれば、効果的なチームでは肯定的なコメントが否定的なコメントの3倍以上あると言われています。

世代や職位を超えた、対話の場の創出

世代間や職位間のコミュニケーションギャップを埋めるためには、意図的に多様なメンバーが交流できる場を設ける必要があります。形式張った会議ではなく、自然な対話が生まれる環境づくりがポイントです。

例えば、若手社員と管理職の意識ギャップを埋めるチームビルディング合宿を実施するなどがあります。オフィスを離れた非日常的な環境で本音の意見交換をすることで、普段言えない思いを共有できます。

また、メンターシッププログラムも効果的です。例えば、若手社員とベテラン社員がペアを組み、互いの知見や価値観を共有しながら仕事を進めることなどです。世代を超えた相互理解と組織のノウハウ伝承の両方に役立ちます。

リモート環境でのコミュニケーションツールの活用

リモートワークが常態化する中、適切なコミュニケーションツールの選択と活用方法は極めて重要です。目的に応じて最適なツールを使い分けることが、効果的なリモートコミュニケーションの鍵となります。

まず、同期型（リアルタイム）と非同期型（時間差）のコミュニケーションを適切に使い分けましょう。緊急性の高い事項や複雑な議論にはビデオ会議を、日常的な情報共有や進捗報告にはチャットやメールが適しています。

また、「雑談」の価値を再認識することも重要です。例えば、社内チャットツールに「雑談部屋」を設置し、業務以外の話題も気軽に共有できる環境をつくりましょう。

それ以外にも「オンラインランチ会」や「オンライン部活動」を通じて、リモート環境下でも社員同士の交流を促進することができます。

共通出社日の設定

テレワークやフレックス制度の導入により、オフィスで顔を合わせる機会が減少している現在、「共通出社日」の設定は物理的な接点を確保するための有効な方法です。

例えば「毎週水曜日は全員出社」といったルールを設けることで、対面でのコミュニケーションが必要な会議やワークショップを集中して行うことができます。

出社日には意図的に部署横断的なミーティングやブレインストーミングセッションを設定し、オンラインでは難しい、創造的な対話の機会を生み出しましょう。

出社日をより効果的にするためには、単なる業務遂行の場ではなく「コミュニケーションの日」として位置づけることが重要です。例えば、ランチタイムに部署間交流会を設けたり、夕方には懇親会を開催したりといった工夫が考えられます。

コミュニケーション研修の実施

コミュニケーションスキルは生まれつきのものではなく、体系的な学習と練習によって向上させることができます。特に、多様な背景を持つ社員が協働する現代の職場では、コミュニケーション研修が重要な役割を果たします。

全社員を対象としたコミュニケーション研修プログラムを実施している企業も少なくありません。効果的なフィードバックの方法、チームビルディングの技術、心理的安全性の確保といった知識やスキルを体系的に学ぶ機会を提供することで組織全体のコミュニケーション問題の改善につながります。

研修内容としては、「コミュニケーションスタイル診断」「傾聴スキル」「アサーティブコミュニケーション」「非言語コミュニケーション」「異文化コミュニケーション」など、具体的で実践的なテーマが効果的です。

特に、ロールプレイングやケーススタディーを取り入れた参加型の研修は、知識を実践に結びつける上で有効です。

▼コミュニケーション研修については下記で詳しく解説しています。

コミュニケーション問題の解決には職場単位での研修が最適

コミュニケーションスキルの向上には、個人単位の学習だけでなく、職場単位での研修が極めて効果的です。実際の職場メンバーと共に学び、実践することで、即座に職場の雰囲気改善につなげることができます。

ここでは、なぜ職場単位での研修が効果的なのか、その理由と期待される効果について解説します。

職場メンバーがそろっている

職場単位での研修では、日常的に共に働くメンバーが一堂に会して学ぶことができます。これにより、研修で学んだコミュニケーション手法を、その場で実践的に試すことができます。

また、普段の業務の中での具体的な課題や改善点について、チーム全体で認識を共有し、解決策を考えることができます。

研修での学びを即座に実務に反映できる環境があることは、スキル定着の観点からも大きなメリットとなります。

職場の認識を変えることができる

職場全体で研修を受けることで、コミュニケーションに関する共通認識を形成することができます。

例えば、「雑談は業務の妨げになる」という古い価値観を、「適切な雑談は職場の活性化に重要である」という新しい認識に更新することが可能です。

全員が同じ内容を学ぶことで、新しいコミュニケーション方法を実践する際の心理的なハードルを下げ、職場全体での行動変容を促進することができます。

▼職場単位でのコミュニケーション研修が有効な理由については下記で詳しく解説しています。
⇒職場の活性化につなげる方法とは？アイデアやポイントを紹介！

コミュニケーション問題の解決ならLIFO®がおすすめ！

コミュニケーション問題の解決には自己診断ツールLIFO（Life Orientations）を活用した職場単位でのワークショップがおすすめです。

なぜなら、LIFOプログラムは心理学や行動科学をベースにして組み立てられた行動特性診断をベースに、職場単位でワークショップを行うためのワークブックなどのツールも体系的にそろえられているからです。

また、体系立てられたツールの使い方を社内トレーナーの方々にライセンス提供もされており、社内トレーナーの方々が職場単位でワークショップを展開していくことも可能です。下記に概要を紹介します。

自己診断ツールLIFOとは

LIFO（Life Orientations）は、個人の行動スタイルを診断する自己診断ツールです。このツールは、自分の強みや行動パターンを理解するために役立ちます。

LIFOは4つの基本スタイルに基づいており、これらのスタイルはそれぞれ異なる行動特性や価値観を持っています。

自分がどのスタイルに属しているかを知ることで、より良いコミュニケーション方法やストレス時の行動傾向を把握することができます。

LIFOを活用したコミュニケーション研修

LIFOを活用したコミュニケーション研修では、まず参加者が自己診断を行い、自分の行動スタイルを理解します。

この診断結果を基に、どのようにして他者と効果的にコミュニケーションをとるかを学びます。
研修では以下のような内容が含まれます。

LIFO®プログラムは社内トレーナーで展開可能

LIFO®プログラムは、これまでの活用実績と実用性から、企業内でのトレーニングにおいて自信を持っておすすめできるプログラムです。

社内展開にあたっては、特定の準備と手続きを経ることで、コストを抑えながら、外部講師に委託したかのように、社内トレーナーによる効果的なプログラムを展開することが可能です。

以下に、その流れを詳しく説明します。

組織内のコミュニケーションにLIFOを活用した支援事例

株式会社山梨放送／放送業

導入前の課題

新型コロナウイルス感染症の流行以前は、社内イベントを通じて活発にコミュニケーションが行われていましたが、コロナ禍により社内の人間関係が希薄化し、特に若手社員の早期離職が顕著になりました。

また、放送業界の人手不足と業務の多忙さから、社員教育には力を入れられずにいました。そこで、70周年プロジェクトの一環として「シゴトバ改革」を推進することが決まり、社員が自発的に提案し実行に移すボトムアップ型のアプローチを採用しました。

出会いと導入の決め手

各局や地元企業の事例調査によって、1on1ミーティングが効果的であると分かりましたが、社員の個性を理解するまでには至りませんでした。

キャリアコンサルタントの提案で、相互理解を深めるためにLIFO診断を導入しました。LIFOはその場で診断結果を得られるため、柔軟な勤務時間を抱える社員にも受検しやすく、コミュニケーション改善のツールとして活用が決定されました。

展開ステップと取り組み

1on1ミーティングを実施前に、全社員を対象にLIFOの活用法などを盛り込んだセミナーを実施しました。管理職と一般社員に分けたセミナーで、ミーティングの目的やLIFOの活用法を学びました。

セミナーを契機に、多くの社員が参加し、テーマへの高い関心が示されました。セミナー内容を随時アーカイブとして提供し、参加できなかった社員にも情報を共有しました。

導入後の感想と成果

LIFOの活用で、上司と部下の相互理解が進み、コミュニケーションのきっかけとなりました。1on1ミーティングでは、定期的にLIFOのスコアが話題となるなど、一歩踏み込んだ対話が実現しています。

中には、得られた結果を基に改善に取り組む社員も出始めています。このツールは、管理職のガイドとなり得る可能性があり、引き続きLIFOを活用していく方針です。

取り組みにおける課題と今後の展望

「シゴトバ改革」はボトムアップ式で進行しているため、部署ごとに進捗に差があります。また、1on1ミーティングの目的が理解されず、不満のぶつけ合いになるケースもあるため、意識改革が必要です。

社内通信などでLIFOの考え方を広め、1on1以外にも日常のコミュニケーションやチームビルディングに活用することを目指しています。特に新体制時や社員異動時に効果的であり、職場の活気を向上させることを期待しています。

▼事例の詳細については下記をご覧ください。
⇒株式会社山梨放送様　LIFO導入事例

まとめ：コミュニケーション問題を解消し健全な職場環境を構築する

社内のコミュニケーション問題の原因と解決策とは？効果的なポイントを解説！について紹介してきました。

• コミュニケーション問題とは？職場で見られる典型的な症状と影響
• あなたの職場のコミュニケーション問題を診断する実践的方法
• コミュニケーション問題が発生する7つの根本原因
• 職場のコミュニケーション問題を解決する7つの実践的アプローチ
• コミュニケーション問題の解決には職場単位での研修が最適
• コミュニケーション問題の解決ならLIFO®がおすすめ！
• 組織内のコミュニケーションにLIFOを活用した支援事例

コミュニケーション問題は一見シンプルに見えても、価値観のズレ、世代間の相違、組織構造、心理的安全性の欠如など、複数の根本原因が複雑に絡み合っていることを理解できたでしょう。

これらの問題を解決するには、まず現状を正確に診断し、組織の特性に合わせた対策を講じることが重要です。

心理的安全性の構築や1on1ミーティングの実施、建設的なフィードバック文化の確立など、本記事で紹介した7つのアプローチは、どのような組織でも取り入れることができる実践的な方法です。

健全なコミュニケーションがあふれる職場づくりは、人材育成の土台でもあります。社員が安心して意見を交わし、互いに学び合える環境こそ、個人と組織の持続的な成長を支える最も重要な要素です。

まずは小さな一歩から、組織のコミュニケーション文化改革に取り組んでみてはいかがでしょうか。私たちLDcubeは、あなたの組織の人材育成とコミュニケーション改善の旅を、専門的知見と実践的なプログラムでサポートいたします。

株式会社LDcubeでは、LIFO®プログラムを活用した研修会、eラーニング、LIFO®プログラムの社内インストラクター養成など幅広くご支援をしています。無料体験会なども行っています。お気軽にご相談ください。 

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