報連相研修の必要性とは！？「今」の重要性やポイントについて解説！
ビジネスの現場で「報連相（報告・連絡・相談）」の重要性は誰もが理解していますが、実際にはこれが効果的に行われていない場合が多々あります。
特に忙しい日常業務の中で、報連相の基本が疎かになりがちです。
それでは、この基本的なビジネススキルをどのようにして全社員に根付かせ、業務効率を最大化することができるのでしょうか？
まず、報連相の不備がもたらす具体的な問題について考えてみましょう。
報連相が適切に行われないと、情報の漏れや誤解が生じ、結果としてプロジェクトの遅延や業務の進行に重大な影響を与えます。
また、社員間やチーム内での信頼関係が損なわれ、モチベーションの低下を招く原因にもなり得ます。
このような状況では、組織全体のパフォーマンスが低下し、最終的には企業の競争力にまで影響を及ぼします。
本記事では、「報連相研修」を効果的に実施するための具体的なステップを紹介します。
この研修を通じて、全社員が報連相の重要性と実践方法を理解し、日常業務に取り入れることが可能となります。
報連相研修を実施することで、情報の流れがスムーズになり、業務効率の向上が期待されます。
さらに、社員間の信頼関係が強化され、組織全体の調和とパフォーマンスが向上するでしょう。
報連相の効果的な実施は、企業の成功に直結する重要な要素と言えます。
今こそ、報連相研修を導入し、組織のコミュニケーション力を飛躍的に向上させてみませんか？その結果、業務の円滑化及び、ひいては企業全体の成長が実現されるでしょう。
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目次[非表示]
- 1.報連相研修で重要なポイント
- 2.報連相とはそもそも何？
- 3.ステークホルダーに安心感を
- 4.報連相研修が必要な現代的背景
- 4.1.Z世代の社会進出
- 4.2.リモートワークの増加
- 5.報連相の目的とは？
- 5.1.情報の共有とコミュニケーションの円滑化
- 5.2.ミスの防止と将来への予測と対応
- 5.3.より良い意思決定の実現
- 6.報連相の仕方について
- 7.報連相を行う際のポイント
- 8.報連相研修実施のメリット
- 9.報連相研修の主な対象者
- 10.報連相研修は社内で実施できる
- 10.1.スキル研修として実施する
- 10.2.組織内の報連相の改善策として実施する（MSSワークショップ）
- 11.報連相研修は社内展開が可能
- 12.まとめ
報連相研修で重要なポイント
報連相研修で重要なポイントは、報連相が適切なタイミングで、適切な人に行えるようになることです。
報連相が適切なタイミングで、適切な人に行えるようになると、ビジネスパーソンとしての人生が変わります。ただ、現実ではうまくできていない人が多いです。
報連相とは「報告・連絡・相談」の略語です。ビジネスや組織運営における重要なコミュニケーション手段として活用され、関係者間の円滑な情報伝達や調整に必要とされます。
報連相研修は、報連相に焦点を当て、特定の情報を理解し、効果的に伝える方法を学ぶ研修です。
学ぶべきポイントは下記５点です。
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報連相研修は、情報の正確性、適切な相手への伝達、時間の管理、相談の際の明確な意図、情報の整理と分類に焦点を当て、受講生の報連相のスキルを磨き、組織内のコミュニケーションを効果的にすることを目指します。
報連相とはそもそも何？
報連相（ほうれんそう）とは、組織や企業内のコミュニケーション手段として特に重要視されているものであり、「報告」「連絡」「相談」の頭文字を取ったものです。研修ではまず「報告」「連絡」「相談」のそれぞれの意味合いと違いについて説明します。
意外にも報告、連絡、相談の違いを把握していない人が少なくないようです。
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報告
自分の職務や担当している業務について、指示を受けた人に対して、進捗状況や結果、決定事項などを伝えることを指します。ポイントは指示を受けた人に対してという点です。また、タイミングで分類すると、着手時の着手報告、中間時の中間報告、完了時の完了報告などがあります。
適切な相手に適切なタイミングで報告ができると、ビジネスパーソンとしての信頼は高まり、仕事を任せてもらえるようになります。報告の際には、事実を適切に伝えることを意識しましょう。
連絡
自分の行動や意思決定、または発生した事柄などを、自分が動いた結果に影響される人たちに対して伝えることを意味します。報告とは異なり、連絡する相手は指示を受けた人にとどまりません。
自分が動いた結果に影響される人は誰なのかを適切に把握し、その方々に状況を伝えることで、連絡を受けた人は、影響が出た後にどのように対応すべきかを検討することが可能になります。
影響が出た後に初めて知って対応する場合と、事前に影響の可能性を知って備えておく場合は、その結果に大きな差が出ます。
相談
自分自身が抱えている問題を解決するにあたり、解決策やアドバイスを提供してくれそうな人に事前に意見やアドバイスをもらうのが相談です。適切な相手に相談することがポイントになります。
相談相手は常に上司とは限りません。時には同僚や部下ということもありますし、外部の専門家というケースもあります。
自分一人では解決できないような重要な課題や難問に対して適切な人を選び相談するケースが多いです。
報連相といっても、報告・連絡・相談によって、相手や内容、タイミングが異なります。自分が置かれた状況や担う役割に応じて適切に報告・連絡・相談を行うことは、組織内の情報共有を円滑にし、誤解やミスを防ぎ、効果的に業務を遂行するために基本的で極めて重要なコミュニケーションスキルと言えます。
ステークホルダーに安心感を
報連相が適切に行われている組織は、ステークホルダー（関係者）に対して安心感を伝えることができます。
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業務の進行状況や結果、あるいは問題などを、適切な人に対して、適切なタイミングで「報告」できている場合には、大きな問題が起こりにくいです。このような場合は、ステークホルダーは組織の動向や業務の進捗状況を把握し、適切な判断や行動を取ることができます。
組織内部のコミュニケーションが円滑で、業務の進行に必要な情報がタイムリーに提供されるなど、「連絡」ができている場合には業務がスムーズに進行します。特に重要な案件などを進めている場合、このような連絡は、大きな安心材料になります。
ステークホルダーとともに重要な決定を行う前に、何か社内で障害が出てきた際に、ステークホルダーに対して意見やアドバイスを求める「相談」を防衛せず行うと良いでしょう。ステークホルダーの方々にアイデアをもらい、問題を早く解決できます。独断で進めるのではなく、適切な相談ができることで相手から信頼されるようになります。
以上のように、報連相が適切に機能している組織は、ステークホルダーから見て、情報が透明であり、担当者が独自の見解により動いていることもなく、組織として誠実な対応が行われているように見えます。
このような組織はステークホルダーに安心感を提供し、信頼関係を深め、長期的なパートナーシップの形成や良好なビジネス関係の維持がしやすくなります。報連相はビジネス成功において極めて重要な要素となります。
報連相研修が必要な現代的背景
現代のビジネス環境において、報連相の重要性が高まっています。特に、社会に新たに進出したZ世代の増加と、テレワークやリモートワークの増加という２つの大きな変化の中で、報連相の価値を認める人が増えています。
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Z世代の社会進出
Z世代の社会進出により、コミュニケーションの取り方にも変化が出てきているため、報連相研修が求められています。
Z世代の社員はミレニアル世代社員に比べてテクノロジー環境に慣れ親しんで育ち、情報を瞬時に取得しシェアする習慣があります。したがって、彼らは情報の伝達速度や正確さに非常に敏感で、従来のコミュニケーションスタイルでは物足りなさを感じることもあります。
しかし、「報告」「連絡」「相談」の違いや、コミュニケーションを取るべき相手の違いを十分に理解していないままでコミュニケーションを取ってしまうと、誤解やすれ違いを招くことがあります。
若手社員のこのような問題を解決するために、報連相研修が求められています。このような研修参加により、Z世代社員が適切な報連相を行い、企業文化にスムーズに溶け込んでいけるようになります。
▼ 報連相研修は新入社員研修でも実施されています。新入社員研修についてはこちらをご覧ください。⇒新入社員研修のカリキュラム作成！効果を最大化するポイントを紹介
リモートワークの増加
リモートワークの増加もコミュニケーションのあり方に変化をもたらし、報連相研修の重要性を高めています。
新型コロナウイルスの影響で多くの組織がテレワークやリモートワークに移行しました。物理的に離れることで、従来の方法では情報共有やコミュニケーションが難しくなりました。
それを補うための手段として報連相の重要性が一層際立ってきました。リアルタイムのフィードバックが難しい現状では、より具体的な報告、連絡、相談の手法が求められています。例えば、事前の連絡やフォローアップなどです。
また、リモートワークでの報連相について具体的なガイドラインを設定するなど、新たな働き方に適応するための工夫も求められています。
報連相研修は、働き方の変化、Z世代の社会進出の増加、リモートワークの増加という環境変化に対応し、コミュニケーションの取り方を見直す機会を提供します。報連相の基礎を理解しながら、全社員が情報を効果的に共有し、協働するための手法を見つけ出すきっかけとなり、個々の社員でも組織全体でも、より生産的な働き方が可能となります。
報連相の目的とは？
報連相の目的は、仕事を円滑に進めるためですが、下記３点がポイントです。
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情報の共有とコミュニケーションの円滑化
報連相を行うことによって、組織内のコミュニケーションが円滑になり、業務が進めやすくなります。
なぜなら、業務遂行には透明性が必要であり、全員が業務状況を把握していることが重要です。
報告は自分の業務の進行状況を他の人に伝え、連絡は意思決定や重要な出来事を伝え、相談は問題を解決してくれそうな人とやり取りするために活用されます。
報連相により、情報の非対称性が解消され、チーム全体が一貫した認識を持つようになります。
報連相を行うことによって、組織内のコミュニケーションが円滑になり、連相を通じて他者とのコミュニケーションを促進することで、互いの認識を一致させ、誤解を防ぎ、信頼関係を構築することができます。
ミスの防止と将来への予測と対応
報連相はミスを未然に防ぐためのコミュニケーション手段でもあります。
なぜなら、タスクの進行やプロジェクトの実行における問題点を早期に発見し、報告または相談することで、問題が悪化する前に対処することが可能となるためです。
また、報連相を通じて、現状を詳細に把握し、リスクを予見し、起こりうる問題の対策を講じることができます。
より良い意思決定の実現
報連相を適切に行うことで、他の人から新たな視点や専門的な知識を得ることで、自身の見落としや誤解を防ぐことができ、より良い意思決定を下すことが可能となります。
このような目的を達成するために、報連相は業務遂行の中で日常的に行われるべきです。
報連相の仕方について
報連相の基本的な仕方について説明します。
報告の仕方
報告は、自分の仕事の進行状況や結果、決断した事項を上司や関連部門に伝える行為です。報告の基本的な手順は以下の通りです。
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連絡の仕方
連絡は、自分が何を行ったか、何を行う予定なのかを関係者全員に知らせる行為です。一般的な手順は以下の通りです。
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相談の仕方
相談は、自分だけで解決できない問題や、意思決定をする前に他人の意見やアドバイスを求める行為です。相談の基本的な手順は以下の通りです。
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報連相を行う際のポイント
報連相（報告、連絡、相談）は、職場やプロジェクトチームの効率的な運営に不可欠なコミュニケーション手法です。
しかし、これを効果的に行うためには、自分の行動特性を理解し、それに基づいて報連相の方法を工夫することが重要です。
まず、自分の行動特性を理解するという点ですが、これは自分がどのようなスタイルで情報を伝えるのが得意で、どのような点で注意が必要かを認識することを意味します。
例えば、自己主張が強く率直なコミュニケーションスタイルを持つ人や、詳細にわたって説明することが得意な人など、それぞれの特性を客観的に評価します。
次に、報連相を受ける相手の行動特性も考慮に入れます。相手がどのようなタイプの情報伝達を好むか、どのような形式で情報を受け取るのが一番効果的かを推察することが大切です。
例えば、短く簡潔な情報を好む上司や、詳細なデータや背景説明を求める同僚など、相手に合わせた報連相の方法を選びます。
▼自分の行動特性を理解するためには診断ツールが有効です。下記で詳しく解説しています。
⇒行動特性診断で自己理解・分析を促す！ 性格分析ツールとの違いも解説！
報連相の際の具体的なポイントとしては以下が挙げられます。
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このように、自分の行動特性に基づいて報連相の方法を工夫することで、より効果的なコミュニケーションが可能となります。そして、職場やチーム内の情報共有が更に円滑に進むことを目指します。
報連相研修実施のメリット
報連相（ほうれんそう）とは、日本のビジネス文化における重要なコミュニケーション手法で、「報告（ほうこく）」「連絡（れんらく）」「相談（そうだん）」を指します。
この手法を社内で研修を通じて徹底することには多くのメリットがあります。具体的なメリットについて以下に説明します。
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報連相の研修を実施することで、このような多くのメリットを享受でき、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
報連相研修の主な対象者
「報連相」研修の対象者は基本的にあらゆる階層の社員を対象に実施すべきですが、特に以下の対象者に対して効果的です。
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「報連相」研修は、すべての社員が質の高いコミュニケーションを行うために重要であり、その結果、組織全体の効率と効果を高めることにつながります。
報連相研修は社内で実施できる
報連相研修には「スキル研修」「職場研修」という２つのアプローチがあります。それぞれ効果が異なるため、目的に応じて使い分けましょう。また、報連相研修は多くの社員が受講したい研修でもあるため、社内での展開も可能です。ここでは、２つのアプローチについて紹介し、次章で社内展開について解説します。
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スキル研修として実施する
報連相研修を新入社員研修、若手社員研修などの階層別研修の一環として、スキル研修の位置づけで実施するアプローチです。
報連相研修は、ビジネスコミュニケーションにおいて基礎的なコミュニケーションスキルの向上を目指し、社内で実施されることが多いです。
社員は「報告」「連絡」「相談」の3つのスキルの重要性を理解し、それぞれをいつ、どのように活用すべきかを学びます。
また、現場の状況に対する反応の仕方、報告すべく情報の選別方法、問題が発生した時の対応方法なども研修の内容として取り上げられます。
自己診断ツールLIFO®を活用することで、自分の行動特性を理解することができます。
自分の行動特性への理解が深まるにつれて、相手の行動特性の予想もしやすくなり。
それにより、相手に合わせた報連相の実践するヒントをつかむことができます。
このような研修を通じて、社員一人一人の報連相のスキルを向上させるとともに、組織全体のコミュニケーションの質を高めることができます。
組織内の報連相の改善策として実施する（MSSワークショップ）
報連相研修は単に社員一人一人のスキル向上だけでなく、組織全体のコミュニケーション改善の施策として実施されることがあります。
なぜなら、階層別などの位置づけではなく、職場単位での取り組みにより、職場の報連相のあり方を改善することができるからです。
その一例として、MSS（Management Skill Series）ワークショップがあります。
MSSワークショップでは、社員が組織の中で普段行われている報連相の現状を見つめ直し、問題点を発見し、解決策を見つけるための手法を学びます。
1つ1つの事例を取り上げ、現場で実際に起こり得るさまざまな状況についてディスカッションを行うことで、具体的な問題を把握していきます。
そして、報連相がスムーズに行えていない原因や、それが業務の効率や結果にどのように影響しているかを理解します。
その上で、それぞれの問題に対して最適な解決策を見つけ出し、改善策を実行に移す力を身に付けます。
スキル研修としての実施との違いは、職場単位で行うかどうかという点です。職場単位で行うことで、実際の職場内での報連相の現状について、その課題を取り扱うことができます。
ワークショップの半分は報連相のスキルを学ぶ要素として、残りの半分は職場内の報連相に関連する問題解決の要素として構成されています。
▼ 職場単位で研修を行うことの有効性については下記で解説しています。
⇒職場の活性化につなげる方法とは？アイデアやポイントを紹介！
報連相研修は社内展開が可能
上記の報連相研修やワークショップは外部講師による実施が可能ですが、社内での展開も可能です。今回紹介した報連相研修は、LIFO®プログラムシリーズの一環です。LIFO®プログラムは、トレーナーがライセンスを取得すると、社内外での展開が可能になります。
LIFO®ライセンスとは、まずビジネス現場で役立つ自己理解と他者理解を深めるための訓練プログラムであるLIFO®メソッドを学びます。
そして、最終的にはトレーニングが提供できるトレーニングスキルを身に付けるためのものです。報連相は相手に合わせたコミュニケーションがポイントです。
そのため、LIFO®プログラムを活用した報連相研修は、相手のスタイルに合わせて的確に報連相することができるスキルの習得を目指します。
また、MSSワークショップは、管理職が主体となり、各職場でのワークショップ展開が可能となるプログラムです。
報連相について学ぶだけでなく、職場の報連相の現状を取り上げながら、報連相のあり方を見直していく実践的なプログラムです。
▼社内トレーナーについては下記で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
⇒社内トレーナー導入における成功のコツとは？ポイントを解説
▼ MSSワークショップを展開した事例を紹介しています。合わせてご覧ください。
⇒テレワーク時代のチームづくり【LIFO・MSS活用事例】
▼ LIFOプログラムについてはこちらをご覧ください。
まとめ
報連相研修の必要性とは！？「今」必要な重要性やポイントについて解説！について紹介してきました。
- 報連相研修で重要なポイント
- そもそも報連相とは
- ステークホルダーに安心感を
- 報連相研修が必要な現代的背景
- 報連相の目的とは
- 報連相の仕方について
- 報連相研修実施のメリット
- 報連相研修の主な対象者
- 報連相研修は社内で実施できる
- 報連相研修は社内展開が可能
報連相とひとくくりに表現されますが、報告・連絡・相談はそれぞれ意味や相手が異なります。
しっかりと使い分ける必要がありますが、入社してくる新入社員や若手社員にはその区別がついていないこともあります。
また、現場で成果を上げるためには、上司や先輩などのリソースをうまく活用する必要があります。
その際には報連相が特に重要です。分かりやすく現状を上司や先輩に伝え、関わりを引き出す必要があります。
そのためには、報連相の意味、相手に合わせた報連相の仕方、タイミングについて学び、適切に使えるようになることが重要です。
LIFO®プログラムを活用した報連相研修は外部による実施はもちろん、社内での実施が可能です。
また、LIFOライセンスは社内トレーナーのみならず、法人や個人で講師業をされている方がライセンスを取得し、弊社のパートナーとしてクライアントに研修サービスを展開頂くことも可能です。
株式会社LDcubeでは研修実施に伴うプログラムを提供しています。
そのプログラムを活用することで、社内でもプロさながらの研修を行うことが可能です。無料でのデモ体験会なども行っています。お気軽にお問い合わせください。
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