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報連相研修の必要性とは!?「今」の重要性やポイントについて解説!

ビジネスや組織運営における必須スキル「報連相」に焦点を当てた、報連相の方法、重要性、最新の研修内容について紹介します。紹介する報連相研修では、社員が自分自身の報連相に関する行動特性を知ることができます。

本ブログでは、そのような研修が組織の課題解決にどのように寄与するか、なぜ今になって必要性が高まっているのかについて解説します。

▼報連相研修はじめ、各種人材育成施策を通じて能力開発を図ることは重要です。調査から能力開発に適した年齢が分かりました。タイミングを逃さず能力開発を行いましょう。気が付いたら能力開発に適した年齢が過ぎていたということは避けたいものです。

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目次[非表示]

  1. 1.報連相研修で重要なポイント
    1. 1.1.情報の正確性について
    2. 1.2.適切な相手への伝達
    3. 1.3.時間の管理
    4. 1.4.相談の際の明確な意図
    5. 1.5.情報の整理と分類
  2. 2.そもそも報連相とは
    1. 2.1.報告
    2. 2.2.連絡
    3. 2.3.相談
  3. 3.ステークホルダーに安心感を
  4. 4.報連相研修が必要な現代的背景
    1. 4.1.Z世代の社会進出
    2. 4.2.リモートワークの増加
  5. 5.報連相の目的とは
    1. 5.1.情報の共有とコミュニケーションの円滑化
    2. 5.2.ミスの防止と将来への予測と対応
    3. 5.3.より良い意思決定の実現
  6. 6.報連相の仕方について
    1. 6.1.報告の仕方
    2. 6.2.連絡の仕方
    3. 6.3.相談の仕方
  7. 7.報連相研修は社内で実施できる
    1. 7.1.スキル研修として実施する
    2. 7.2.組織内の報連相の改善策として実施する(MSSワークショップ)
  8. 8.報連相研修は社内展開が可能
  9. 9.まとめ

報連相研修で重要なポイント

報連相研修で重要なポイントは、報連相が適切なタイミングで、適切な人に行えるようになることです。

報連相が適切なタイミングで、適切な人に行えるようになると、ビジネスパーソンとしての人生が変わります。ただ、現実ではうまくできていない人が多いです。

報連相とは「報告・連絡・相談」の略語です。ビジネスや組織運営における重要なコミュニケーション手段として活用され、関係者間の円滑な情報伝達や調整に必要とされます。

報連相研修は、報連相に焦点を当て、特定の情報を理解し、効果的に伝える方法を学ぶ研修です。

学ぶべきポイントは下記5点です。

  • 情報の正確性について
  • 適切な相手への伝達
  • 時間の管理
  • 相談の際の明確な意図
  • 情報の整理と分類

情報の正確性について

報連相の情報は、いかなる状況下でも正確性が必要です。業務の遂行において誤った情報を元に判断がなされると、組織全体の業績に影響を与えることがあります。したがって、報連相研修では、情報の正確性を維持するための手段やチェック方法を受講生に提供することが一般的です。

適切な相手への伝達

報連相の情報は、伝える相手にとって適切な内容で、かつ理解しやすい形で伝達することが重要です。研修では、相手に誤解を与えないように明快かつ具体的な表現方法が学べます。

時間の管理

情報の価値は時間と共に変化します。したがって、報連相はタイムリーに行うことが求められます。指定の期限内に適切な報告や連絡、あるいは相談が行われると、誤解や混乱を避けられ、スムーズな判断や意思決定が可能になります。

相談の際の明確な意図

相談は、特定の問題を解決するために、解決策を示してくれそうな人に意見やアドバイスを求めることです。したがって、具体的な問題点は何なのか、自分が何を期待しているのかといった情報や相談の意図を明確に伝えることが必要です。

情報の整理と分類

重要な情報を見逃したり、優先順位の低い情報に時間を費やしたりすることを防ぐために、情報の整理と分類が必要です。研修では情報を扱うことの多いビジネスパーソンに向けて、情報の優先度を適切に評価し、それに基づいて行動するためのスキルや手法を教えます。

報連相研修は、情報の正確性、適切な相手への伝達、時間の管理、相談の際の明確な意図、情報の整理と分類に焦点を当て、受講生の報連相のスキルを磨き、組織内のコミュニケーションを効果的にすることを目指します。

そもそも報連相とは

報連相(ほうれんそう)とは、組織や企業内のコミュニケーション手段として特に重要視されているものであり、「報告」「連絡」「相談」の頭文字を取ったものです。研修ではまず「報告」「連絡」「相談」のそれぞれの意味合いと違いについて説明します。

意外にも報告、連絡、相談の違いを把握していない人が少なくないようです。

  • 報告・・・支持を受けた人に対して行う
  • 連絡・・・自分が動いた結果に営業される人達に伝える
  • 相談・・・解決策やアドバイスを提供してくれそうな人に行う

報告

自分の職務や担当している業務について、指示を受けた人に対して、進捗状況や結果、決定事項などを伝えることを指します。ポイントは指示を受けた人に対してという点です。また、タイミングで分類すると、着手時の着手報告、中間時の中間報告、完了時の完了報告などがあります。

適切な相手に適切なタイミングで報告ができると、ビジネスパーソンとしての信頼は高まり、仕事を任せてもらえるようになります。報告の際には、事実を適切に伝えることを意識しましょう。

連絡

自分の行動や意思決定、または発生した事柄などを、自分が動いた結果に影響される人たちに対して伝えることを意味します。報告とは異なり、連絡する相手は指示を受けた人にとどまりません

自分が動いた結果に影響される人は誰なのかを適切に把握し、その方々に状況を伝えることで、連絡を受けた人は、影響が出た後にどのように対応すべきかを検討することが可能になります。

影響が出た後に初めて知って対応する場合と、事前に影響の可能性を知って備えておく場合は、その結果に大きな差が出ます。

相談

自分自身が抱えている問題を解決するにあたり、解決策やアドバイスを提供してくれそうな人に事前に意見やアドバイスをもらうのが相談です。適切な相手に相談することがポイントになります。

相談相手は常に上司とは限りません。時には同僚や部下ということもありますし、外部の専門家というケースもあります。

自分一人では解決できないような重要な課題や難問に対して適切な人を選び相談するケースが多いです。

報連相といっても、報告・連絡・相談によって、相手や内容、タイミングが異なります。自分が置かれた状況や担う役割に応じて適切に報告・連絡・相談を行うことは、組織内の情報共有を円滑にし、誤解やミスを防ぎ、効果的に業務を遂行するために基本的で極めて重要なコミュニケーションスキルと言えます。

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ステークホルダーに安心感を

報連相が適切に行われている組織は、ステークホルダー(関係者)に対して安心感を伝えることができます。

  • 報告ができていると・・・大きな問題が起こりにくい
  • 連絡ができていると・・・業務がスムーズに進行する
  • 相談ができていると・・・問題を早く解決できる

業務の進行状況や結果、あるいは問題などを、適切な人に対して、適切なタイミングで「報告」できている場合には、大きな問題が起こりにくいです。このような場合は、ステークホルダーは組織の動向や業務の進捗状況を把握し、適切な判断や行動を取ることができます。

組織内部のコミュニケーションが円滑で、業務の進行に必要な情報がタイムリーに提供されるなど、「連絡」ができている場合には業務がスムーズに進行します。特に重要な案件などを進めている場合、このような連絡は、大きな安心材料になります。

ステークホルダーとともに重要な決定を行う前に、何か社内で障害が出てきた際に、ステークホルダーに対して意見やアドバイスを求める「相談」を防衛せず行うと良いでしょう。ステークホルダーの方々にアイデアをもらい、問題を早く解決できます。独断で進めるのではなく、適切な相談ができることで相手から信頼されるようになります。

以上のように、報連相が適切に機能している組織は、ステークホルダーから見て、情報が透明であり、担当者が独自の見解により動いていることもなく、組織として誠実な対応が行われているように見えます。

このような組織はステークホルダーに安心感を提供し、信頼関係を深め、長期的なパートナーシップの形成や良好なビジネス関係の維持がしやすくなります。報連相はビジネス成功において極めて重要な要素となります。

報連相研修が必要な現代的背景

現代のビジネス環境において、報連相の重要性が高まっています。特に、社会に新たに進出したZ世代の増加と、テレワークやリモートワークの増加という2つの大きな変化の中で、報連相の価値を認める人が増えています。 

  • Z世代の社会進出
  • リモートワークの増加

Z世代の社会進出

Z世代の社会進出により、コミュニケーションの取り方にも変化が出てきているため、報連相研修が求められています。

Z世代の社員はミレニアル世代社員に比べてテクノロジー環境に慣れ親しんで育ち、情報を瞬時に取得しシェアする習慣があります。したがって、彼らは情報の伝達速度や正確さに非常に敏感で、従来のコミュニケーションスタイルでは物足りなさを感じることもあります。

しかし、「報告」「連絡」「相談」の違いや、コミュニケーションを取るべき相手の違いを十分に理解していないままでコミュニケーションを取ってしまうと、誤解やすれ違いを招くことがあります。

若手社員のこのような問題を解決するために、報連相研修が求められています。このような研修参加により、Z世代社員が適切な報連相を行い、企業文化にスムーズに溶け込んでいけるようになります。

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リモートワークの増加

リモートワークの増加もコミュニケーションのあり方に変化をもたらし、報連相研修の重要性を高めています。

新型コロナウイルスの影響で多くの組織がテレワークやリモートワークに移行しました。物理的に離れることで、従来の方法では情報共有やコミュニケーションが難しくなりました。

それを補うための手段として報連相の重要性が一層際立ってきました。リアルタイムのフィードバックが難しい現状では、より具体的な報告、連絡、相談の手法が求められています。例えば、事前の連絡やフォローアップなどです。

また、リモートワークでの報連相について具体的なガイドラインを設定するなど、新たな働き方に適応するための工夫も求められています。

報連相研修は、働き方の変化、Z世代の社会進出の増加、リモートワークの増加という環境変化に対応し、コミュニケーションの取り方を見直す機会を提供します。報連相の基礎を理解しながら、全社員が情報を効果的に共有し、協働するための手法を見つけ出すきっかけとなり、個々の社員でも組織全体でも、より生産的な働き方が可能となります。

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報連相の目的とは

報連相の目的は、仕事を円滑に進めるためですが、下記3点がポイントです。

  • 情報の共有とコミュニケーションの円滑化
  • ミスの防止と将来への予測と対応
  • より良い意思決定の実現

情報の共有とコミュニケーションの円滑化

報連相を行うことによって、組織内のコミュニケーションが円滑になり、業務が進めやすくなります。

なぜなら、業務遂行には透明性が必要であり、全員が業務状況を把握していること重要です。

報告は自分の業務の進行状況を他人に伝え、連絡は意思決定や重要な出来事を伝え、相談問題解決してくれそうな人とやり取りするために活用されます。

報連相により、情報の非対称性が解消され、チーム全体が一貫した認識を持つようになります。

報連相を行うことによって、組織内のコミュニケーションが円滑になり、連相を通じて他者とのコミュニケーションを促進することで、互いの認識を一致させ、誤解を防ぎ、信頼関係を構築することができます。

ミスの防止と将来への予測と対応

報連相はミスを未然に防ぐためのコミュニケーション手段でもあります。

なぜなら、タスクの進行やプロジェクトの実行における問題点を早期に発見し、報告または相談することで、問題が悪化する前に対処することが可能となるためです。

また、報連相を通じて、現状を詳細に把握し、リスクを予見し、起こりうる問題の対策を講じることができます。

より良い意思決定の実現

報連相を適切に行うことで、他の人から新たな視点や専門的な知識を得ることで、自身の見落としや誤解を防ぐことができ、より良い意思決定を下すことが可能となります。
 
このような目的を達成するために、報連相は業務遂行の中で日常的に行われるべきです。

報連相の仕方について

報連相の基本的な仕方について説明します。

報告の仕方

報告は、自分の仕事の進行状況や結果、決断した事項を上司や関連部門に伝える行為です。報告の基本的な手順は以下の通りです。

  • 報告すべき内容を明確にする
    どのような情報を伝えるべきなのか、それがなぜ重要なのかを理解する。

  • 報告の形式と方法を決める
    口頭か書面か、メールや会議、公式の報告書など、状況に合わせて最適な方法を選ぶ。

  • 伝えるべき情報を詳細に伝える
    具体的なデータや事実、結果を伝え、業務の結果に何が影響したか分かるようにする。自分の意見や解釈は加えず、事実だけを伝えることが大切です。

連絡の仕方

連絡は、自分が何を行ったか、何を行う予定なのかを関係者全員に知らせる行為です。一般的な手順は以下の通りです。

  • 連絡すべき内容を明確にする
    連絡する内容が他人の業務にどのような影響を与えるのか理解する。

  • 連絡の形式と方法を選ぶ
    口頭か書面か、そしてどのチャネル(メール、SNS、ミーティングなど)を使うべきか、最善の方法を選択する。

  • 必要な情報を明確に伝える
    他人が自分の業務について理解し行動できるよう、必要な情報を明確に伝える。

相談の仕方


相談は、自分だけで解決できない問題や、意思決定をする前に他人の意見やアドバイスを求める行為です。相談の基本的な手順は以下の通りです。

  • 相談する内容と目的を明確にする
    相談するべき問題を明確に定義し、どのような結果を求めているのかという目的を明確にする。

  • 適切な相手を選ぶ
    その問題について適切な知識や経験を持つ人、または意思決定に影響を与えることができる人を選ぶ。

  • 具体的な状況と自分の見解を説明する
    現状と問題、自分が考える解決策を詳細に説明し、意見やアドバイスを求める。

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報連相研修は社内で実施できる

報連相研修には「スキル研修」「職場研修」という2つのアプローチがあります。それぞれ効果が異なるため、目的に応じて使い分けましょう。また、報連相研修は多くの社員が受講したい研修でもあるため、社内での展開も可能です。ここでは、2つのアプローチについて紹介し、次章で社内展開について解説します。

  • スキル研修として実施する
  • 組織内の報連相の改善策として実施する

スキル研修として実施する

報連相研修テキスト

報連相研修を新入社員研修、若手社員研修などの階層別研修の一環として、スキル研修の位置づけで実施するアプローチです。

報連相研修は、ビジネスコミュニケーションにおいて基礎的なコミュニケーションスキルの向上を目指し、社内で実施されることが多いです。

社員は「報告」「連絡」「相談」の3つのスキルの重要性を理解し、それぞれをいつ、どのように活用すべきかを学びます。

また、現場の状況に対する反応の仕方、報告すべく情報の選別方法、問題が発生した時の対応方法なども研修の内容として取り上げられます。

このような研修を通じて、社員一人一人の報連相のスキルを向上させるとともに、組織全体のコミュニケーションの質を高めることができます。

組織内の報連相の改善策として実施する(MSSワークショップ)

報連相ワークショップ

報連相研修は単に社員一人一人のスキル向上だけでなく、組織全体のコミュニケーション改善の施策として実施されることがあります。

なぜなら、階層別などの位置づけではなく、職場単位での取り組みにより、職場の報連相のあり方を改善することができるからです。

その一例として、MSS(Management Skill Series)ワークショップがあります。

MSSワークショップでは、社員が組織の中で普段行われている報連相の現状を見つめ直し、問題点を発見し、解決策を見つけるための手法を学びます。

1つ1つの事例を取り上げ、現場で実際に起こり得るさまざまな状況についてディスカッションを行うことで、具体的な問題を把握していきます。

そして、報連相がスムーズに行えていない原因や、それが業務の効率や結果にどのように影響しているかを理解します。

その上で、それぞれの問題に対して最適な解決策を見つけ出し、改善策を実行に移す力を身に付けます。

スキル研修としての実施との違いは、職場単位で行うかどうかという点です。職場単位で行うことで、実際の職場内での報連相の現状について、その課題を取り扱うことができます。

ワークショップの半分は報連相のスキルを学ぶ要素として、残りの半分は職場内の報連相に関連する問題解決の要素として構成されています。

▼ 職場単位で研修を行うことの有効性については下記で解説しています。
⇒職場の活性化につなげる方法とは?アイデアやポイントを紹介!

  職場の活性化につなげる方法とは?アイデアやポイントを紹介! 組織内における階層別研修は、受講者の能力開発を目的に実施しますが、職場の活性化やコミュニケーションの改善などにつながりにくい側面がありました。職場ぐるみで研修を実施することで、能力開発とともに職場の活性化につながります。具体的な理由とポイントを紹介します。 株式会社LDcube


報連相研修は社内展開が可能

上記の報連相研修やワークショップは外部講師による実施が可能ですが、社内での展開も可能です。今回紹介した報連相研修は、LIFO®プログラムシリーズの一環です。LIFO®プログラムは、トレーナーがライセンスを取得すると、社内外での展開が可能になります。


LIFO®ライセンスとは、まずビジネス現場で役立つ自己理解と他者理解を深めるための訓練プログラムであるLIFO®メソッドを学びます。

そして、最終的にはトレーニングが提供できるトレーニングスキルを身に付けるためのものです。報連相は相手に合わせたコミュニケーションがポイントです。

そのため、LIFO®プログラムを活用した報連相研修は、相手のスタイルに合わせて的確に報連相することができるスキルの習得を目指します。

また、MSSワークショップは、管理職が主体となり、各職場でのワークショップ展開が可能となるプログラムです。

報連相について学ぶだけでなく、職場の報連相の現状を取り上げながら、報連相のあり方を見直していく実践的なプログラムです。

▼ MSSワークショップを展開した事例を紹介しています。合わせてご覧ください。
⇒テレワーク時代のチームづくり【LIFO・MSS活用事例】

  テレワーク時代のチームづくり【LIFO・MSS活用事例】|導入事例| LDcube(エルディーキューブ) コロナ禍により営業スタイルの変化と職場コミュニケーションの現象が課題に。完全オンラインで営業所長による職場ワークショップを実施したことにより、コミュニケーションの改善につながり、チームの結束力を高めることに成功しました。医薬品販売業での社内トレーナー養成支援事例です。 株式会社LDcube


▼ LIFOプログラムについてはこちらをご覧ください。

  LIFO(MSS)|LDcube(エルディーキューブ) LDcubeのLIFO(MSS)のご紹介ページです。行動科学に基づき、自己理解を土台として、個人やチームの成功促進・職場内の問題解決を目的に開発されたプログラムです。コミュニケーションの改善や組織の生産性向上が期待できます。 株式会社LDcube


まとめ

報連相研修の必要性とは!?「今」必要な重要性やポイントについて解説!について紹介してきました。

報連相とひとくくりに表現されますが、報告・連絡・相談はそれぞれ意味や相手が異なります。しっかりと使い分ける必要がありますが、入社してくる新入社員や若手社員にはその区別がついていないこともあります。

また、現場で成果を上げるためには、上司や先輩などのリソースをうまく活用する必要があります。その際には報連相が特に重要です。分かりやすく現状を上司や先輩に伝え、関わりを引き出す必要があります。

そのためには、報連相の意味、相手に合わせた報連相の仕方、タイミングについて学び、適切に使えるようになることが重要です。LIFO®プログラムを活用した報連相研修は外部による実施はもちろん、社内での実施が可能です。

また、LIFOライセンスは社内トレーナーのみならず、法人や個人で講師業をされている方がライセンスを取得し、弊社のパートナーとしてクライアントに研修サービスを展開頂くことも可能です。

株式会社LDcubeでは研修実施に伴うプログラムを提供しています。そのプログラムを活用することで、社内でもプロさながらの研修を行うことが可能です。無料でのデモ体験会なども行っています。お気軽にお問い合わせください。

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LDcube編集部
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株式会社ビジネスコンサルタント時代から約60年、人材開発・組織開発に携わってきた知見をもとに、現代求められる新たな学びについて、ノウハウや知見をお届けします。

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