【OJTチェックシートDL付】OJT活動の質を高める秘訣とは？ポイントを解説！
OJT（On The Job Training：オン・ザ・ジョブ・トレーニング）は、新入社員や若手社員が仕事を進めるためのスキルアップとして大切な育成手法です。
しかし、OJTの効果を最大限に引き出すためには、体系的な評価とフィードバックが重要です。多くの企業が直面する課題として、OJTの進捗管理や成果の評価が担当者の裁量に依存しがちで、一貫した教育効果が得にくいという問題があります。
そこで、OJTチェックシートを作成し、OJT担当者と新入社員・若手社員で認識のすり合わせをしていくことで、OJTの質の向上を図っていくことができます。
では、どのようにしてOJTチェックシートを作成し、実務に生かしていけばよいのでしょうか？
本記事では、ダウンロード可能なOJTチェックシートのサンプルを紹介しながら、OJTチェックシートのカスタマイズ方法、効果的な活用法、日常活動に取り入れるポイント、OJTそのものをデジタル化する方法など、新入社員の教育の新たな方法についても解説します。
さらに、チェックシートのデジタル運用のみならず、OJTそのもののデジタル化を図るポイントについても解説していきます。
最後までお読みいただくことで、OJTの質を高めながら効率化を図る方法がご理解いただけると思います。
▼OJTの全体像や詳細のテーマについては以下にまとめています。併せてご覧ください。（関連記事）
▼OJTチェックシートは以下よりダウンロードできます。
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OJTチェックシートとは
OJTチェックシートは、実際の職場環境で効果的な指導を行うために使用されるツールです。OJTチェックシートは、指導プロセスを体系的に管理するためのものです。特に、新入社員や新しい業務に携わる社員が、組織の期待に沿ったスキルや知識を身に付ける過程をサポートします。具体的な項目が明示されていることで、新入社員とOJT担当者の双方が目標と達成状況を共有しやすくなり、OJTの透明性と効率性を高めます。
OJTチェックシートは各企業内でそれぞれの職種に合わせて作成するべきものです。実務は職種ごとに異なるため、より効果的なOJTチェックシートにしようと思えば思うほど、実務に合わせたものになります。そのため、OJTチェックシートは職種ごとに現場で作成し、運用していくことが求められます。
本記事では、職種ごとにカスタマイズして活用できるチェックシートのサンプルを紹介しながら、解説していきます。
OJTに不可欠な基本スキル
OJTを行う際に基本スキルとして教えるティーチングと、主体性を引き出すスキルであるコーチングを、状況により使い分けて指導していくことがポイントです。
それぞれのスキルについて解説します。
ティーチング
ティーチングは、OJTプロセスにおいて非常に重要な役割を果たします。ティーチングスキルは、体系的かつ計画的に業務の手順や知識を伝えることを目的としています。
具体的には、業務に関連する知識を段階的に分かりやすく伝える方法を構築し、どの社員でも同じ理解が得られるように工夫します。
OJTチェックシートは、このプロセスをサポートするために、必要なスキルや知識のリストや教えるべきステップを明確に示します。これにより、ティーチングの質が統一され、効率的なトレーニングが可能となります。
コーチング
コーチングは、社員の自主性を引き出し、主体的に学ぶ姿勢を促すスキルです。
OJTでは、新入社員が単に指導されるだけでなく、自身で問題を発見し解決する力が求められます。
このため、コーチングは新入社員の考えを引き出し、振り返りと自己改善を促す質問を通じて支援します。
OJTチェックシートのカスタマイズ
一般的なOJTチェックシートの理解と選定
OJTチェックシートを効果的に活用するためには、まず一般的に利用されているシートを理解することが重要です。インターネットで提供されているさまざまなテンプレートを調査することで、どのような項目が含まれているか、どのような形式が標準的かを把握します。これにより、どのテンプレートが自社の教育ニーズに最も適合しているかを見極めることができます。
自社のニーズとOJT状況の分析
自社独自のニーズを理解するために、自社の業務内容、現場の課題、組織の目標を詳細に分析します。この分析では、新入社員が特に直面しやすい問題やスキルのギャップを洗い出し、OJTの中でカバーすべき領域を明確化します。また、すでに行われているOJTの効果を評価し、何が不足しているかを特定します。この情報を基に、OJTチェックシートに組み込む要件を決定します。
カスタマイズ項目の設定
分析結果に基づき、OJTチェックシートの項目を自社の具体的なニーズに合わせて設定します。カスタマイズの際は、業務に必要な特定のスキルや知識だけでなく、新入社員の潜在的な問題解決能力の育成にも焦点を当てるべきです。また、各項目には具体的な達成基準や評価基準を設定し、誰がどのように評価するかを明確にします。これにより、OJTプロセス全体が透明で、一貫した結果が得られるようになります。
このように、OJTチェックシートは、組織の特性や社員のニーズに応じてカスタマイズし、効果的なトレーニングと成長につなげていくことができます。
OJTチェックシート活用方法
OJTチェックシートは、新入社員のスムーズな業務適応や、OJTリーダーの指導能力向上に不可欠なツールです。チェックシートを活用することで、指導プロセスを体系化し、明確な目標を持ってトレーニングを進行させることができます。
OJTリーダーの自己点検
OJTリーダーは、指導内容や進捗状況を定期的に見直すことで、指導の質を向上させることができます。自己点検のプロセスでは、OJTチェックシートを利用して、自分が行っているOJT活動を振り返ります。
これにより、リーダー自身の指導方法を客観的に把握し、効果的なトレーニング手法の開発や改善につなげることが可能です。具体的には、自己評価を通じて、新入社員の理解度に応じた指導の調整を行ったり、新たな教え方を研究したりすることで、さらに質の高いOJTを実現します。
新入社員の点検
新入社員がOJT活動の点検を行うことは、自らの成長に重要なステップです。
OJTチェックシートに沿って、自分の習得状況や理解度を定期的に評価し、何ができるようになったか、どの分野に改善が必要かを把握します。
また、先輩が行っているOJT活動を振り返り、効果的な関わりをしてくれているかも点検します。
OJTリーダーと新入社員の認識のすり合わせ
定期的なミーティングやフィードバックセッションを通じて、OJTリーダーと新入社員はチェックシートを基に認識の統一を図ります。
この過程は、教える側と教わる側で認識のズレを解消し、目指すべきゴールを明確にするために不可欠です。認識の統一により、新入社員への期待値や現状の理解度を確認し、適切なフィードバックや追加指導の必要性を判断します。
また、リーダーは新入社員からのフィードバックを受け入れ、指導方法の改善に役立てることで、コミュニケーションの向上と信頼関係の強化につなげます。
OJTチェックシートを活用した研修
OJTチェックシートは、個別指導だけでなく、OJTリーダー向けの研修プログラムの中でも活用されます。準備段階から実施後のフォローアップまで、チェックシートを最大限に活用することで、研修の効果を高めます。
事前にOJTチェックシートの点検
研修を計画する際には、まず事前点検としてOJTチェックシートを用いて参加者の現状を把握します。
これにより、各OJTリーダーが十分できている活動と不十分な活動を確認することができます。この事前点検は、研修内容を具体的ニーズに合わせてカスタマイズするための貴重な情報となります。
自社のOJTリーダーの実情にフィットした研修を企画することにつながり、研修の実施を通じてOJT活動が一層効果的なものとなります。
点検内容を踏まえ研修のねらいを絞る
OJTチェックシートの点検結果に基づき、研修のねらいを具体的に絞り込みます。この段階では、研修の目的を明確化し、OJTリーダーが研修終了後に何を達成すべきかを設定します。
例えば、OJTリーダーが共通して苦手としている分野に研修の焦点を当てたり、OJT活動で不十分と認識している活動に焦点を当てたり、業務の効率を向上させるための新しいスキルを集中的に教えたりします。
この絞り込みが、限られた研修時間の中で最大の効果を生むための鍵となります。
ねらいを絞った研修内容の実施
研修では、事前に設定した目標に基づく具体的な内容を展開します。実践的な演習やグループディスカッションを通じて、OJTリーダーは実際のOJT活動に直結するスキルを身に付けることを目指します。
研修終了後には、OJTチェックシートを再度活用し、習得したスキルが実際の業務にどう生かされているかをフォローアップし、さらなる改善を図ります。
このように、OJTチェックシートはトレーニングや研修において多くの場面で利用され、個人と組織の成長を力強く支援します。
チェックシートでOJT活動のブラッシュアップ
OJTリーダーの関わり方の意識化
OJTの成功は、OJTリーダーの関与の仕方に大きく依存します。OJTリーダーは、新入社員の指導だけでなく、彼らの成長を促す環境を整える役割を担っています。
チェックシートを活用することで、リーダー自身の関わり方や指導のポイントを可視化し、意識的に関与することができるようになります。
これにより、より効果的な指導が可能となり、結果として新入社員の成長を促すことにつながります。
新入社員の行動の意識化
新入社員にとっても、OJTチェックシートは自身の行動や成長を意識するための重要なツールです。
チェックシートを通じて、自分がどのようなスキルを身に付けるべきか、また、そのためにどのような行動を取るべきかを具体的に把握することができます。
これにより、受動的に指導を受けるのではなく、主体的に学ぶ姿勢を持つようになり、自らの成長を加速させることが可能になります。
OJT活動の日常化
OJTチェックシートを活用することで、OJT活動を日常業務の一部として取り入れることが容易になります。
継続的にチェック項目を見直し、新入社員の進捗を定期的に確認することで、OJT活動を単なる研修の一環ではなく、組織の成長戦略の一部として機能させることができます。
こうして日常業務にOJTを自然に組み込むことにより、新入社員全体のスキルアップを図ることができる環境が整います。
OJTチェックシートのデジタル運用
OJTチェックシートをデジタル化する流れ
従来の紙ベースのチェックシートでは、データの管理や分析が煩雑でしたが、デジタル化することでこれを大幅に改善することができます。
デジタル化の最初のステップは、既存のチェック項目をデジタルフォーマットに変換することです。
次に、これを社内ネットワークやクラウドサービスを利用して、いつでもどこでもアクセス可能な状態にします。
これにより、OJTリーダーや新入社員がリアルタイムで進捗を確認し、フィードバックを共有することができるため、より効率的なOJTが実現します。
デジタル化したOJTチェックシートのイメージ
デジタル化されたOJTチェックシートは、インターフェースが直感的で利用しやすいことやデータをきちんと蓄積できることが重要です。
データが蓄積されることで、個々の成長記録を時系列で追跡し、蓄積されたデータを基に将来的なOJTプログラムの改善に役立てることも可能です。
このように、デジタル化によってOJT活動がより効果的に行われ、組織全体のスキルアップに寄与することが期待されます。
チェックシートだけでなくOJTのデジタル化
教えている内容を体系的に整理する
OJTのデジタル化を図るためには、まず教えている内容を体系的に整理することが必要です。
このプロセスでは、職場での知識やスキルを細分化し、各項目を明確にすることから始めます。この作業は、業務フローの洗い出しや必要なスキルセットの明確化を通じて、OJTの中で何をどのように教えるべきかを整理し、標準化することを目指します。
このようにすることで、新入社員に対して一貫性のある教育を提供し、OJTリーダーにとっても指導しやすい環境を整えることができます。
教えている内容のデジタルコンテンツ化を図る
体系的に整理された内容を基に、情報をデジタルコンテンツとして変換します。このステップでは、テキスト、ビデオ、音声、インフォグラフィックスなどの形式を活用し、学習者が受講しやすい教材を作成します。デジタルコンテンツとして提供することにより、場所や時間にとらわれず、学習者は自身のペースでスキルを習得することが可能となります。
また、マルチメディアを駆使したコンテンツは、情報の理解と記憶を促進し、学習の効果を高める働きがあります。
デジタルコンテンツをプラットフォームに整理する
作成したデジタルコンテンツを効果的に活用するためには、プラットフォーム上で整理することが不可欠です。1つのプラットフォームにコンテンツを集約することで、受講者は一貫性のある学習体験を得ることができます。
また、プラットフォームでは、進捗状況の追跡や理解度を評価するための機能も提供されていることが多く、組織全体でのOJT活動の効率化が期待できます
プラットフォームの選定には、ユーザーの使い勝手や機能性が重要なポイントとなります。
キーワードで検索できるようにする
デジタルコンテンツを整理した後、これを容易に活用するための検索機能を充実させることは重要です。キーワード検索を可能にすることで、受講者は必要な情報を迅速に取得でき、業務中でも即座に参考情報を引き出すことが可能となります。
検索機能は、教育内容の理解を深めるだけでなく、問題が発生した際の解決策を素早く見つける手助けをします。これにより、実務における即応性が高まり、OJTの効果をさらに向上させることができるのです。
デジタル変革をOJTにも適用することで、組織は教育効率の向上だけでなく、新入社員をはじめとする全社員のスキルと知識の底上げを図ることができます。
OJTのデジタル化で格差を解消した支援事例
社員数：100名以上
事業：土木建築工事、建設工事の設計と監理
課題・背景
技術教育に十分な時間を割けない
ベテラン社員が現場作業に追われ、若手社員の技術教育を十分にできていないという課題がありました。
また、時間だけでなく、人員にも余裕がないため、本来教えるべき技術やノウハウが現場で伝達できていないという事態に陥っていました。
OJT格差と離職率が上昇
現場のOJTは主にベテラン社員が担当していましたが、人によって言うことが違う、厳しい口調の上司が多いなど、 OJT格差がありました。その結果、若手社員の離職率が高くなり、新入社員の採用に悪影響が出ました。
取り組みの詳細
全社プロジェクトの立ち上げ
課題解決のため、人を介さず業務知識が学べるコンテンツの配信環境を構築するプロジェクトを立ち上げました。まずは各現場で「わが社の新人に必要な学習内容は何か」という観点で棚卸しを行いました。このプロジェクトの初期は、中堅社員をコンテンツ作成作業の中心に据えました。
全社員アンケートを実施
現場所長や各部署の社員を対象とした「現場に配属になった際に覚えてほしいこと」アンケートを実施しました。そこで集まった声を基にし、業務フローと照らし合わせながら、必要なコンテンツリストをブラッシュアップしました。
コンテンツ作成のサポート体制を強化
中堅社員の目線でコンテンツ作成を行った結果、自身が新入社員だった頃の感覚を忘れていることもあり、どのようなポイントを伝えれば新入社員にとって分かりやすいかという観点が抜けた内容になっていました。また、コンテンツ一つ一つの情報量が多いことや、自身が普段当たり前のように行っている業務を、コンテンツに落とし込むことができないという課題が浮上しました。そこで具体的な作業に関するコンテンツ作成を若手社員が担当するように切り替えました。さらに、各部に配置したアシスタントによる動画撮影・編集のバックアップなど、コンテンツ作成サポートの強化を行いました。
取り組み後の成果
若手社員の知識習得レベルの底上げ
若手社員が中心となり、自身が新入社員だった頃の目線を思い出しながらコンテンツ作成を行い、2年間で600個が完成しました。これにより、初めて業務を覚える新入社員にとっても分かりやすく、必要な情報が十分にそろった学習環境を提供することができました。また、マイクロラーニングの考え方に基づき、全ての動画コンテンツの長さを5分以内収めました。これによって、隙間時間に効果的な学習をすることが可能になりました。その結果、新入社員の知識習得レベルの底上げにつながりました。
OJT格差の是正とコミュニケーションの活性化
コンテンツを活用した教育によって社員の学習の機会が標準化されたことで、OJT格差が縮小しました。また、業務内容については新入社員と若手社員がベテラン社員に習い、現場で活用するスマートフォンやタブレットなどについては上司が新入社員と若手社員から学ぶという動きも出てくるようになりました。この動きは、ベテラン社員と新入社員、若手社員のコミュニケーションの活性化にもつながっています。
入社希望者の増加
OJTのデジタル化を導入したことが、県内の入社希望者数の増加につながりました。新卒の採用説明会やメディアの取材において、OJTのデジタル化を図った取り組みを紹介し、企業の教育体制の優位性をアピールしました。その結果、県内の学生が選ぶ建設業知名度ランキングで1位を獲得しました。そのおかげで、多くの学生から選ばれる企業となりました。
OJTのデジタル化ならLDcubeにお任せ！
LDcubeは、OJTのデジタル化を強力に支援します。新入社員とOJT担当者の双方が自分たちのペースで学習を進められ、より効果的な学習体験を提供することが可能です。
デジタル化により、業務遂行に必要な知識に、いつでもどこでもアクセス可能になるため、新入社員は自分の都合に合わせて学習を進めることが可能です。
具体的には、ビデオ教材やオンライン・インタラクティブ学習ツールなど、テクノロジーを活用した新しい学習環境づくりを支援します。
また、オンライン学習の進捗状況やテスト結果をリアルタイムで確認可能なシステムを活用し、OJT担当者が新入社員の学習状況を把握し、必要に応じてアドバイスを提供することが可能になります。
OJTのデジタル化により、新入社員は自分自身の理解度に応じて必要な知識を得られ、OJT担当者は新入社員の業務遂行を支援することができます。
まとめ
OJTチェックシートは、企業が新入社員や新しい業務に携わる社員に対して効果的な指導を行うための重要なツールです。
このシートの導入により、指導プロセスを体系的に管理し、組織の期待に沿ったスキルや知識を効率的に伝えることができます。具体的な項目が明示されていることで、OJT担当者と育成対象者の双方が目標と達成状況を共有しやすくなり、OJTの透明性と効率性を高めます。
企業はそれぞれ異なる業務内容や職種に応じてOJTチェックシートをカスタマイズする必要があり、実務に即した項目を作ることで、その効果を最大限高めることが求められます。
OJTを行うにあたっては、教えるスキルであるティーチングと、社員の自主性を引き出すコーチングという基本スキルが重要です。ティーチングでは、体系的かつ計画的に業務の手順や知識を伝えることが求められます。
OJTチェックシートは、ティーチングを支援し、必要なスキルや知識の明確なリストを提供します。一方でコーチングは、新入社員が主体的に問題を発見し解決する力を育むためのスキルで、自己改善を促すための支援を行います。
OJTチェックシートをカスタマイズする際には、まず一般的なテンプレートを理解し、自社の業務や現場の課題を詳細に分析した上で、自社に最も適した形に項目を調整します。
これにより、業務に必要なスキルや知識の育成にとどまらず、潜在的な問題解決能力の向上にもつながります。カスタマイズ後のチェックシートは、継続的な点検やフィードバックを通じて、OJT指導の質を向上させるだけでなく、組織の成長戦略の一部として活用することが求められます。
さらに、OJTチェックシートのデジタル化は、従来の紙ベースの管理を超えて効率性を向上させます。デジタル化により、リアルタイムでの進捗確認やフィードバックの共有が可能になり、より柔軟かつ効果的なOJTプロセスの運用が可能となります。
デジタルツールを活用してOJTを体系的に再構築することで、新入社員をはじめとする全社員のスキルと知識の底上げが実現できるのです。
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